Het beheren van uw Gmail-inbox kan snel uit de hand lopen. Zeker als je meerdere accounts hebt, zoals aparte werk- en persoonlijke accounts. Met e-mails die overal vandaan komen, is het alsof je uit een brandslang drinkt.
Gelukkig biedt Gmail veel geavanceerde instellingen om e-mails gemakkelijk te beheren. Niet alle opties zijn echter vooraf beschikbaar of standaard ingeschakeld. Sommige zijn verborgen in een klein vervolgkeuzemenu of op meer dan een dozijn tabbladen in Gmail-instellingen.
Om verder te gaan dan de reguliere, zal ik vandaag enkele van de obscure functies van Gmail opsommen die uw e-mailefficiëntie zeker zullen verbeteren.
Plan e-mails om later te verzenden
Als u denkt dat u later een belangrijke e-mail zult vergeten of tijd hebt om er nu een te schrijven, maar deze later niet zult hebben, dan zult u de functie voor het plannen van e-mail zeker nuttig vinden. U kunt plannen dat e-mails in Gmail op een latere datum en tijd worden verzonden.
Stel gewoon een e-mail op en klik in plaats van op de knop Verzenden te klikken op de kleine omgekeerde pijl ernaast en selecteer Verzenden plannen.
Het toont enkele vooraf ingestelde datums en tijden en een optie om een aangepaste datum en tijd te kiezen. Kies het tijdstip dat jou uitkomt, en de e-mail wordt ingepland. U kunt al uw geplande e-mails zien in een apart label met de naam Gepland.
E-mails vertalen
U hoeft niets in Google Translate te kopiëren/plakken wanneer het is ingebouwd in Gmail. Ja, je kunt e-mails in Gmail met slechts twee klikken vertalen in elke gewenste taal. Terwijl een e-mail wordt geopend, klikt u op het menu met drie stippen aan de rechterkant en selecteert u Bericht vertalen.
Er wordt een nieuwe balk geopend bovenaan het bericht, waar u beide talen kunt selecteren. Standaard zal het proberen de e-mail te vertalen naar de standaardtaal van uw Gmail-account.
Schakel Auto-Advance in
Wanneer u een e-mail verwijdert door deze te verwijderen of te archiveren, brengt Gmail u terug naar de inbox om een andere e-mail te openen. Als Auto-advance is ingeschakeld, gaat u rechtstreeks naar de volgende e-mail in de lijst. Dit kan u talloze verspilde klikken besparen bij het openen van nieuwe e-mails (eigenlijk 1 klik per e-mail).
Klik op de tandwielknop rechtsboven in Gmail en selecteer Alle instellingen bekijken.
Ga nu naar het tabblad Geavanceerd en schakel de optie Automatisch doorgaan in. Gmail wordt vernieuwd en de optie wordt ingeschakeld.
Gebruik de vertrouwelijke modus voor beveiliging
Als u gevoelige informatie moet delen waarvan u niet wilt dat deze in handen komt van iemand anders dan de beoogde ontvanger, heeft de vertrouwelijke modus een aantal opties om dit veilig te doen. Klik tijdens het opstellen van een e-mail op het hangslotpictogram onderaan om de vertrouwelijke modus te openen.
Hier kunt u een vervaldatum voor de e-mail instellen van 1 dag tot 5 jaar, waarna de e-mail niet meer beschikbaar is. U kunt er ook voor kiezen om een toegangscode in te stellen die naar de telefoon van de ontvanger wordt verzonden, in feite door een secundaire bevestiging toe te voegen. De ontvanger kan die e-mail ook niet downloaden, doorsturen, kopiëren of afdrukken.
Houd er echter rekening mee dat de ontvanger nog steeds een screenshot/foto van de e-mail kan maken om de inhoud ervan te behouden.
Laat iemand anders uw account beheren
Als u wilt dat iemand anders uw e-mails beheert, hoeft u uw Gmail-inloggegevens niet met hen te delen. U kunt een gemachtigde toewijzen om uw Gmail-account te beheren. Ze kunnen e-mails verzenden/ontvangen/verwijderen en zelfs Gmail-instellingen wijzigen.
Ga hiervoor naar Gmail-instellingen via het tandwielpictogram en ga naar het tabblad Accounts en import. Klik hier op de knop Nog een account toevoegen naast de optie Toegang verlenen tot uw account.
Er wordt een nieuw venster geopend, geef hier het e-mailadres van de gemachtigde op en bevestig de vraag om een bevestigingsmail naar hen te sturen.
Nu moet de gedelegeerde zijn account openen om het verzoek te accepteren om te kunnen beginnen met beheren. Uw account wordt weergegeven onder hun Google-accountmenu, gemarkeerd als Gedelegeerd.
U kunt deze rechten weer intrekken door naar dezelfde optie Toegang verlenen tot uw account te gaan en op de knop Verwijderen ernaast te klikken.
Bekijk e-mails offline
U kunt Gmail configureren om recente e-mails op uw pc op te slaan, zodat u ze ook kunt openen wanneer u offline bent. Niet alleen dat, je kunt nieuwe berichten opstellen en verzenden/beantwoorden, en ze worden verzonden zodra je een internetverbinding hebt.
Ga naar Gmail-instellingen en ga naar het tabblad Offline. Vink hier het selectievakje aan naast de optie Offline e-mail inschakelen. Configureer het daarna zoals u wilt en klik op de knop Wijzigingen opslaan. U kunt maximaal 90 dagen aan e-mails opslaan.
Google raadt ook aan een bladwijzer voor de Gmail-pagina te maken voor eenvoudigere toegang wanneer u offline bent.
Iets wat ik onlangs ontdekte. In tegenstelling tot de meeste andere webgebaseerde apps die het standaardmenu van de browser openen door met de rechtermuisknop te klikken, opent Gmail in plaats daarvan zijn eigen menu met een heleboel opties. Dit gebeurt alleen wanneer u met de rechtermuisknop op een gesloten e-mail klikt, het werkt niet in de hoofdtekst van de e-mail.
Klik met de rechtermuisknop op een e-mail en er wordt een lang menu geopend met een aantal opties die al beschikbaar zijn in de bovenste balk en enkele andere. Enkele van de interessante opties zijn Doorsturen als bijlage, Verplaatsen naar tabblad, Allen beantwoorden en een zoekoptie om gerelateerde e-mails te vinden.
Persoonlijk vind ik dit menu handig om snel e-mails te configureren zonder eerst een e-mail te hoeven selecteren of openen.
Verhoog de duur van het ongedaan maken van het verzenden
Aangezien het standaard is ingeschakeld, weet u waarschijnlijk al dat u verzonden e-mails ongedaan kunt maken met behulp van de melding Ongedaan maken die verschijnt wanneer u een e-mail verzendt. U kunt de duur echter ook verlengen om meer tijd te krijgen om na te denken over uw verzonden e-mail en wijzigingen aan te brengen.
Open Gmail-instellingen en klik op het tabblad Algemeen op het vervolgkeuzemenu naast de optie Verzenden ongedaan maken. Hier kunt u de duur verlengen tot 30 seconden. Houd er rekening mee dat dit ook de tijd zal vertragen dat uw ontvanger de e-mail ontvangt. Het kan slecht zijn in situaties waarin u de e-mail zo snel mogelijk wilt laten bezorgen.
Bekijk e-mails van alle accounts op één plek
Als u meerdere e-mailaccounts heeft, hoeft u niet tussen deze accounts te wisselen om e-mails bij te houden. In het hoofdaccount kunt u toegang krijgen tot de andere accounts om e-mails te ontvangen.
Ga in de Gmail-instellingen naar het tabblad Accounts en import en klik op Een e-mailaccount toevoegen naast de optie E-mail van andere accounts controleren.
Geef hier het e-mailadres op van het account waaruit u e-mails wilt importeren. Op de volgende pagina kunt u POP3 of Gmailify kiezen. Als het account waaruit u e-mails importeert een Gmail-account is, kiest u POP3. Selecteer anders Gmailify om het account dezelfde beveiliging en functies te bieden als Gmail.
Geef daarna het wachtwoord van het account op en klik op de knop Account toevoegen om het toe te voegen.
U kunt het proces herhalen om meerdere e-mailaccounts toe te voegen en al hun e-mails worden weergegeven in uw inbox. Het zal echter alleen inbox-e-mails importeren, geen labels.
Stuur e-mails als een ander account
Net als bij het ontvangen van alle e-mails in één account, kunt u e-mailen als verschillende accounts vanuit één Gmail-account. Ga hiervoor naar het tabblad Accounts en import in Gmail-instellingen en klik op Nog een e-mailadres toevoegen naast de optie E-mail verzenden als optie.
Voeg hier het e-mailadres van het andere account toe en u wordt gevraagd een verificatie uit te voeren. Zodra u bevestigt, wordt er een verificatie-e-mail verzonden naar het andere account, waar u op een link kunt klikken om het oorspronkelijke account toe te staan e-mails te verzenden via het account.
Wanneer u nu een nieuwe e-mail opstelt, kunt u op het vervolgkeuzemenu naast uw e-mailadres klikken om het te wijzigen. Voor antwoorden kunt u het standaardaccount gebruiken of het account waarnaar de e-mail oorspronkelijk is verzonden.
Snooze e-mails om later te controleren
Als je een e-mail niet meteen wilt doorlezen of een e-mail op een later tijdstip nog eens wilt bekijken, dan zul je zeker de Snooze-functie van Gmail waarderen. Met Snooze kun je e-mails snoozen om ze later weer te laten zien. Als het zover is, wordt de e-mail als een nieuwe e-mail in de inbox weergegeven.
Terwijl een e-mail openstaat of er meerdere zijn geselecteerd, klikt u bovenaan op het klokpictogram. Hierdoor wordt een menu geopend met vooraf ingestelde datums en tijden van één dag tot meer dan een week. U kunt ook een exacte datum en tijd instellen met de optie Kies datum en tijd.
Bonus 🎁
Het is meer een truc dan een configureerbare functie, maar het is erg handig als u zich vaak op nieuwsbrieven abonneert. Je kunt een plusteken (+) en andere woorden toevoegen aan het einde van je e-mailadres vóór het @-teken, en Gmail behandelt het als een apart adres, maar stuurt nog steeds e-mails naar dezelfde inbox.
Als uw e-mail bijvoorbeeld is [email protected]kunt u zich abonneren op de epcdream.nl nieuwsbrief via [email protected] Op deze manier kun je gemakkelijk e-mails sorteren die je aan dit specifieke adres hebt ontvangen door het in de zoekbalk te plaatsen.
Laatste woorden
Ik weet zeker dat u al deze functies nuttig zult vinden, vooral als u meerdere accounts heeft. Ik heb persoonlijk twee accounts en ik beheer ze allebei vanuit één account dankzij deze ingebouwde Gmail-functies. U kunt ook profiteren van apps en extensies van derden voor een betere e-mailefficiëntie.
