7 Documentautomatiseringssoftware om werkuren te besparen

Documenten zijn al eeuwenlang een essentieel onderdeel van elke branche. Bedrijfsdocumentatie moet enorm zijn gegroeid en complexer worden naarmate bedrijven groeien.

Om documenten effectief te gebruiken, moeten bedrijven ze nauwkeurig categoriseren en sorteren; anders kunnen er problemen voor medewerkers ontstaan.

In deze snelle wereld is het maar goed dat er software voor documentautomatisering bestaat.

Documentautomatisering is mogelijk dankzij vooruitstrevende technologieën, die van invloed zijn op de manier waarop bedrijven met documentatie omgaan en die moeizame en tijdrovende handmatige documentatieprocessen vereenvoudigen.

Met de vele beschikbare opties kan het echter enige tijd duren om te beslissen welke het beste is voor uw bedrijf. Sommige hebben verschillende functionaliteiten en sommige zijn afgestemd op bepaalde gebruikerstypen.

De documentautomatiseringsvereisten van een verkoopteam verschillen bijvoorbeeld van die van een advocatenkantoor, en elk zou baat hebben bij een oplossing die is ontworpen voor hun gebruikelijke dagelijkse routine.

Dit bericht zal meer ontdekken over de beste software voor documentautomatisering en hoe het u uren kan besparen.

Wat is documentautomatisering?

Documentautomatisering gebruikt programma’s en software om elektronische documenten te bouwen met de minder menselijke bijdrage.

Documentautomatisering helpt bij het automatiseren van workflows, waaronder scannen, opslag, extractie, gegevensvastlegging en documentclassificatie.

Gebruikers maken documenten die bekend staan ​​als “sjablonen” in software voor documentautomatisering. Deze sjablonen specificeren hoe men op basis van specifieke invoer documenten moet toevoegen, wijzigen of verwijderen.

Automatisering van documenten kan zijn:

  • Documentverwerking: het haalt relevante informatie uit verschillende documenten, valideert deze en zet deze om in verrijkte gegevens voor de eindgebruiker. Elke fase van de documentlevenscyclus wordt behandeld tijdens de documentverwerking.
  • Documenten produceren: dit houdt in dat gegevens die al zijn verzameld of opgehaald als input worden gebruikt om voorstellen, contracten, zakelijke brieven, facturen en meer te produceren.

Waarom hebben bedrijven documentautomatisering nodig?

Bedrijven moeten voor veel papieren zorgen, wat duur kan zijn om ineffectief te beheren.

Documentverwerking wordt toegankelijker en handiger met automatisering. Bekijk de volgende redenen waarom bedrijven documentautomatisering nodig hebben:

Repetitief documentwerk verminderen

Automatisering van documenten vermindert de tijd en moeite die medewerkers aan herhaalde procedures besteden. Het scannen van documenten, gegevensextractie, classificatie, documentindexering en gegevensopslag zijn essentieel voor elk bedrijf om efficiënt te werken. Automatisering van documenten bereikt dit alles en meer.

Verwerk documenten sneller

Het gebruik van aangepaste sjablonen kan de tijd die aan papierwerk wordt besteed, verminderen en het documentverwerkingsproces stroomlijnen. Dit helpt bij het opzetten van een documentatieprocedure die alle medewerkers kunnen volgen om hun tijd en moeite goed te besteden.

Lager foutenpercentage

Documenten die handmatig zijn gemaakt, moeten mogelijk worden gekopieerd en geplakt, of recentere documenten kunnen fouten bevatten die meerdere keren moeten worden gecorrigeerd, wat zware menselijke inspanning vergen en onnodige vertragingen toevoegen aan bewerkingen.

Deze fouten kunnen worden geëlimineerd of aanzienlijk verminderd met de nauwkeurigheid van geavanceerde documentautomatisering. Vooraf gedefinieerde sjablonen en op AI gebaseerde technologieën die gebruikmaken van gegevensverzameling, maken het gemakkelijker om de benodigde informatie te verkrijgen en het juiste personeel op de hoogte te stellen wanneer gegevens ontbreken.

Besparingen op kosten

Bedrijven die het maken van documenten automatiseren, zullen ongetwijfeld profiteren van lagere kosten. Automatisering kan de totale kosten aanzienlijk verlagen, inclusief die voor het afdrukken van documenten, het bouwen van archiefkasten voor daadwerkelijke documenten, enz., en de administratieve controle verbeteren.

Verbetert klantinteracties en commerciële partnerschappen

Goede relaties tussen werknemers, leveranciers en consumenten zijn essentieel voor het succes van elke organisatie. Het onderhouden van positieve verbindingen kan eronder lijden als het handmatig maken van documenten neigt tot fouten, vertragingen en inconsistenties.

  Zijn 4K-monitoren de moeite waard voor algemeen computergebruik?

Toegang tot online documentatie maakt het werken met meer leveranciers en het contacteren van meer consumenten eenvoudiger en veiliger. Het gemak van het bekijken van de papieren vanaf elke locatie en op elk moment bevordert betere interacties en helpt bij het creëren van geïndividualiseerde klantervaringen.

Verbetert beveiliging en privacy

Documentautomatiseringssystemen beschikken over ingebouwde digitale opslagruimten met de vereiste toegangsrechten om documentverlies te voorkomen en de gegevensbeveiliging te verbeteren.

De juridische sector en de zorgsector kunnen bijvoorbeeld gevoelige gegevens beschermen tegen lekken en inbreuken met behulp van documentautomatiseringssoftware met aanvullende beveiligingsmaatregelen.

Hoe is het efficiënter dan handmatige documentverwerking?

Als u vaak dezelfde soorten documenten produceert, zoals contracten, facturen of maandelijkse rapporten, kunt u de volgende problemen ondervinden:

  • Het kost veel tijd en moeite om handmatig gegevens uit vele bronnen te verzamelen, complexe berekeningen uit te voeren en visualisaties te maken om de gegevens te illustreren.
  • Het is een uitdaging om te garanderen dat de documenten volledig foutloos zijn, zelfs na uren (of dagen) zoeken naar fouten.

Deze problemen kunnen worden opgelost met behulp van software voor documentautomatisering, waarmee u automatisch gegevens uit vele bronnen kunt verzamelen en deze naar wens kunt indelen.

Als gevolg hiervan kunt u elk rapport in fracties van een seconde maken, terwijl u er ook zeker van bent dat alle informatie nauwkeurig en foutloos is.

Functies

#1. toegang tot het web

Gebruikers moeten toegang hebben tot hun documenten vanaf elke locatie in dit tijdperk waar internet zo veel wordt gebruikt. In het internettijdperk biedt webgebaseerde documentautomatiseringssoftware snelle en eenvoudige toegang tot bestanden en mappen, wat van vitaal belang is. Deze omvatten:

  • Toegang via mobiele apparaten om documenten te bekijken of te bewerken
  • Gebruik cloudopslag om documenten in de cloud op te slaan.
  • Deel mappen of individuele bestanden met anderen via het delen van bestanden.

#2. Slepen en neerzetten

Slepen en neerzetten is een essentieel onderdeel van elk documentautomatiseringssysteem. U kunt bestanden slepen en neerzetten van de ene locatie naar de andere of zelfs van de ene toepassing naar de andere.

Elke gebruiker heeft veel bestanden. Ze moeten er dus snel doorheen kunnen zoeken met slechts een paar letters van de zoekterm. Documentautomatiseringssoftware helpt bij het organiseren van documentopslag, zodat het eenvoudig is om papieren op te halen wanneer dat nodig is.

Gebruikers kunnen gemakkelijk door het opgeslagen materiaal zoeken met behulp van de documentzoekfunctie.

#4. Documentversies

Versiebeheer is nog een ander cruciaal kenmerk van een documentautomatiseringssysteem. Dankzij versiebeheer hebben gebruikers toegang tot eerdere versies van het document, kunnen ze deze vergelijken en indien nodig terugkeren naar een eerdere versie.

#5. Bestandsvergrendeling

Een cruciaal onderdeel van documentautomatiseringssoftware is bestandsvergrendeling. Gebruikers kunnen geen wijzigingen aanbrengen in een vergrendeld bestand totdat de persoon die het heeft vergrendeld het opent.

#6. Geïntegreerde viewer en editor

U kunt documenten bekijken en bewerken met de ingebouwde viewer zonder ze te downloaden of in een nieuw venster te openen, waardoor u tijd bespaart doordat u niet meer tussen tabbladen of programma’s hoeft te springen.

Wanneer de software merkt dat iemand anders het bestand aan het aanpassen is, vergrendelt het het en ontgrendelt het het als ze klaar zijn.

#7. Beoordeling en delen

Gebruikers moeten documenten veilig en gemakkelijk kunnen delen met behulp van goede software voor documentautomatisering.

Het kan ook een beoordelingssysteem hebben waarmee gebruikers aan elk document een numerieke waarde kunnen toekennen met behulp van een vooraf bepaalde schaal. Deze beoordelingsmethode helpt bij het bijhouden welke documenten geliefd zijn bij werknemers en welke moeten worden gewijzigd.

#8. Bestands- en maprechten

Alle software voor documentautomatisering moet bestands- en maprechten bevatten. U kunt beheren wat uw team kan doen met de papers waaraan ze werken door ze bewerkingsrechten te verlenen.

#9. Documenten koppelen

Het proces waarbij documenten, bestanden of andere gegevensbronnen aan elkaar worden gekoppeld, zodat u ze vanaf één locatie kunt openen, wordt documentkoppeling genoemd.

  Hoe sms-berichten automatisch door te sturen naar een andere iPhone

Met deze functie kunt u een document koppelen aan een ander relevant record in de documentautomatiseringssoftware of toegang krijgen tot het ene exemplaar vanuit het andere.

#10. Slim inhoudsbeheer

De beste systemen moeten naadloos worden bijgewerkt voor alle accounts en gegevensbronnen, sjablonen bewerken, op maat gemaakte workflows bouwen en regels afdwingen die nauwkeurigheid, naleving en merknormen garanderen.

Bovendien bieden sommige platforms batchautomatiseringsmogelijkheden waarmee gebruikers honderden of duizenden presentaties, verklaringen, rapporten en andere soorten onderpand tegelijk kunnen produceren, waardoor verkopers on-demand technische documenten kunnen maken die gericht zijn op bepaalde klantsegmenten.

We hebben een lijst samengesteld met de meest populaire oplossingen met een kort overzicht van hun belangrijkste functies om te voorkomen dat u verdwaalt in het brede scala aan beschikbare software-opties voor documentautomatisering.

DocuPilot

Docupilot is een gebruiksvriendelijk en aanpasbaar documentautomatiseringsprogramma. U kunt beschikbare gegevens en creatieve sjablonen gebruiken om documenten te maken. De ingebouwde documentbuilder kan aangepaste sjablonen maken.

Je kunt de papieren die je maakt met deze automatiseringssoftware ook e-mailen naar services zoals Dropbox, Zapier en Docusign.

Functies

  • Vooraf gedefinieerde sjablonen: Docupilot bevat vooraf gedefinieerde sjablonen die bedrijven kunnen gebruiken om offertes, overeenkomsten, facturen en andere documenten te maken.
  • Integratie: CRM, formulieren, online databases, enquêtes en HR zijn slechts enkele gegevensbronnen waarmee u de software kunt koppelen.
  • Veilig: met behulp van Docupilot kunt u uw documenten beveiligen en coderen met een wachtwoord. U kunt altijd de privacy van uw klanten garanderen, waardoor het broodnodige vertrouwen van de klant wordt bevorderd.
  • Automatische workflow: enkele van de meest gecompliceerde documentworkflows in een bedrijf worden eenvoudiger gemaakt met Docupilot. Zodat u het gegevensinvoerproces niet elke keer dat u een document opstelt, hoeft te herhalen, dit maakt het hele proces eenvoudig.

DocuPilot onderscheidt zich door zijn relatief lage kosten, waardoor het toegankelijker is.

luchtLeisteen

Van stroomgeneratie tot procesanalyse, airSlate is een alles-in-één cloudtoepassing die elke fase van uw documentautomatisering kan beheren. Het is ook een hulpprogramma zonder code.

Uw handmatige personeelsbestand voor documentverwerking kan met de helft worden verminderd als u de app optimaal kunt benutten.

Functies

  • Flow Creator: Met de gebruikersinterface voor slepen en neerzetten van Flow Creator kunt u een visuele weergave van de documentworkflow (UI) maken.
  • e-handtekening: aan digitale formulieren, enquêtes, documenten en inhoud kunnen eenvoudig juridisch bindende e-handtekeningen worden toegevoegd.
  • Online peilingen: met de functie voor online enquêtes kunt u openbare enquêtes, testdocumenten voor bèta-apps en vragenlijsten maken.
  • Robotic Process Automation: u kunt processen automatiseren met behulp van airSlate-bots zonder een enkele codereeks te schrijven.

Daarnaast heeft airSlate een uitgebreide bibliotheek met duizenden documentautomatiseringssjablonen voor de meeste sectoren.

PandaDoc

Het maken, bewerken en ondertekenen van documenten kan allemaal op één plek met PandaDoc.

Of u nu eSignature-software, geautomatiseerde voorstellen, verkoop- en marketingtools of veilige documentverwerking nodig hebt, PandaDoc biedt de tools die u nodig hebt om uw zakelijke trechter te versnellen en documenten in een oogwenk te laten ondertekenen.

Om een ​​naadloze documentbeheerervaring te bieden over vele digitale grenzen heen, kan PandaDoc eenvoudig worden geïntegreerd met meer dan 30 apps en dat nog meer.

Functies

  • Drop and Drag: Het biedt de gebruiker standaardopties om te slepen en in zijn document te plaatsen op basis van de categorie in plaats van de sjablonenfunctie.
  • Digitale handtekening: dit is een van de belangrijkste functies, omdat gebruikers hiermee documenten digitaal kunnen ondertekenen zonder papier te gebruiken.
  • Documenten produceren: gebruikers kunnen hier elk gewenst document maken en andere inhoud beheren. Dit is perfect als u zakelijke contracten, voorstellen, biedingen en andere documenten moet opstellen.
  • Opnamearchieven: als u klaar bent met het maken van uw document, kunt u archieven categoriseren en opnemen.

Klanten waarderen de flexibiliteit van de sjablonen van PandaDoc. Een andere fantastische functie die consumenten nuttig vinden, is het bijhouden en analyseren van documenten.

Crove

U kunt al uw bedrijfspapieren ontwerpen en automatiseren met Crove. Met zijn robuuste documenteditor kan het u helpen bij het automatiseren van al uw documenten. Om elk document te automatiseren, kunt u variabelen, logische voorwaarden, Excel-formules en elektronische handtekeningen toevoegen.

Door uw documentbewerkingen binnen Crove te centraliseren, kunt u overbodige tools gebruiken. Met zijn ingebouwde bibliotheek met sjablonen gaat Crove verder dan eenvoudige documentautomatisering.

  12 Beste SCADA-software om uw activiteiten te automatiseren

Functies

  • Berekeningen: gebruik formules in de wiskunde om berekeningen rechtstreeks op de velden in uw documenten uit te voeren.
  • Formulieren: maak uw enquête, voeg logica toe om vragen te verbergen of te tonen, en laat iedereen documenten maken door op de vragen te reageren.
  • Snel voorbeeld: vul de vragenlijst in en controleer uw documenten in realtime.
  • Formulieren plaatsen: plaats uw formulieren op een openbare URL; iedereen kan er documenten mee maken als ze zich houden aan de beperkingen die u voor uw link instelt.

Crove kan uw ideale tool zijn als u op zoek bent naar gratis software voor documentautomatisering.

Documenteren

Documate is gebruiksvriendelijke, codeloze documentautomatiseringssoftware voor het samenstellen van juridische documenten.

Een groep advocaten en technologen heeft Documate in eerste instantie opgericht om liefdadigheidsinstellingen voor rechtsbijstand te helpen bij het creëren van klantgerichte workflows.

Voornamelijk advocaten gebruiken deze software. Elk bedrijf kan echter documenten ontwikkelen met behulp van de eenvoudige functies van Documate.

Functies

  • Webformulieren: gebruikers kunnen unieke webformulieren ontwerpen die gegevens in Word- of PDF-documenten invoeren.
  • Online enquête: gebruikers bouwen een enquête en laden vervolgens sjabloondocumenten die verbinding maken met de velden van het enquêteformulier.
  • Insluiten: met de hulp van het programma kunnen gebruikers documenten genereren op basis van invoer, de ontwikkelde workflows distribueren of ze zelfs in websites insluiten.

Dit documentautomatiseringsplatform is geschikt voor professionals en advocaten die een no-code-oplossing wensen met een eenvoudige gebruikersinterface.

Templafy

Grote ondernemingen kunnen snel bedrijfsinhoud en activa regelen via deze documentautomatiseringssoftware – Templafy.

Het systeem verhoogt de efficiëntie voor eindgebruikers door het maken van documenten te automatiseren, maar zorgt ervoor dat het merk en de wettelijke naleving van documenten worden nageleefd.

Dit platform is altijd groen en kan worden aangepast aan de voortdurend evoluerende IT- en applicatie-infrastructuren die worden gebruikt door bedrijven en organisaties van vandaag.

Functies

  • Op machtigingen gebaseerd systeem: het stelt managers en complianceteams in staat om kwaliteitscontrole over alle documentactiva te hebben, zodat teamleden alleen toegestane informatie gebruiken.
  • Integratie: Medewerkers kunnen het creëren van contracten, voorstellen en verkoopmateriaal binnen hun tekstverwerkingsprogramma’s vereenvoudigen met behulp van Templafy’s documentautomatiseringstools, die gekoppeld zijn aan Microsoft Office- en Google G Suite-applicaties.
  • Beheerdersinterface: werknemers hebben toegang tot standaardtools voor het genereren van documenten met de centrale distributie van kantoorsjabloonbestanden.

Grotere bedrijven kunnen Templafy gebruiken omdat er minimaal 50 gebruikers nodig zijn.

ExperLogix

Zakelijke gebruikers kunnen missiekritieke documentprocessen stroomlijnen, verbeteren en automatiseren met behulp van de uitgebreide maar gebruiksvriendelijke documentautomatiseringssoftware van Experlogix.

Functies

  • Documentstromen: met behulp van een visuele interface kunt u snel documentstromen maken die voorwaardelijke logica gebruiken zonder codering.
  • Sjablonen ontwerpen: het biedt de tools die u nodig hebt om dynamische, gegevensgestuurde sjablonen te bouwen en ingewikkelde workflows op te zetten.
  • Digitale gegevensverzameling: Experlogix Smart Forms zijn flexibele, ingebedde en webgebaseerde formulieren voor gegevensverzameling die het voor gebruikers of klanten eenvoudig maken om informatie elektronisch in te voeren en in te dienen.
  • Beheer van uitvoer: Document Services biedt ongelooflijk flexibele geautomatiseerde methoden voor het verwerken van grote hoeveelheden documentuitvoer.

De Content Manager van Experlogix is ​​een veilige en georganiseerde opslagplaats die het gemakkelijker en sneller maakt om digitale middelen te beheren, op te slaan en op te halen, inclusief PDF-formulieren en -documenten, logo’s, afbeeldingen en multimedia-inhoud.

Laatste woorden

Documentautomatiseringssoftware is een no-brainer. Door het maken van vergelijkbare documenten te automatiseren, kan uw bedrijf fouten verminderen, geld besparen en de vermoeiende, onaangename taak wegnemen.

Vervolgens kunt u de beste tools voor documentsamenwerking bekijken.

gerelateerde berichten