Als u een bureau bent dat met klanten werkt, bent u zich terdege bewust van de pijn van het factureringsproces.
Beginnend met het maken van offertes, het indienen van deze ter goedkeuring, enzovoort. Al deze financiële stappen slokken veel van uw tijd op.
Om tijd en moeite te besparen en het factureringsproces te stroomlijnen, heb je een softwaresysteem voor offertebeheer nodig dat alles op één plek regelt.
In deze blog leer je wat offertebeheersoftware precies is en wat de beste offertesoftware op de markt is.
Wat is offertebeheersoftware?
Met software voor offertebeheer kunt u zakelijke voorstellen opstellen en snel reageren op biedingsverzoeken. Met behulp van deze software kun je het schrijven van voorstellen automatiseren, offertevelden met waarden uit CRM toevoegen en facturering sneller verwerken.
Laten we het zo zien.
Het offerteproces is het eerste contactpunt tussen uw bedrijf en potentiële klanten, naast marketing- en verkoopgesprekken. Een nauwkeurige, volledige offerte in een professioneel voorstel zal u helpen een goede indruk te maken.
In plaats van te communiceren via e-mail en de offertes met klanten in te stellen, maakt het offertebeheerplatform alle gesprekken op één plek mogelijk voor iedereen: bedrijfseigenaren, verkoopmanagers en klanten.
Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijke functies waarnaar u moet zoeken in software voor offertebeheer.
Functies van software voor offertebeheer
#1. Professionele zakelijke sjablonen
Een volledige, nauwkeurige offerte in een professioneel ogende offerte zal een goede eerste indruk maken. Offertebeheersoftware biedt sjablonen die u kunt aanpassen aan uw zakelijke behoeften en professioneel ogende documenten kunt maken.
#2. Workflow-automatisering
Vul eenvoudig offertes vanuit uw boekhoudsoftware met actuele product- en prijsinformatie.
#3. Minder menselijke fouten
De kans op fouten in handmatig gemaakte offertes is groter in vergelijking met geautomatiseerde offertes die door deze tools zijn gemaakt.
#4. Upselling
U kunt gedetailleerde, gemakkelijk toegankelijke upsell-opties in offertes toevoegen.
#5. Zichtbaarheid van de verkoopcyclus
Ontvang een melding wanneer een klant uw offerte bekijkt voor een tijdige follow-up en bespreek de zaken eenvoudig binnen het platform.
#6. Geautomatiseerde betalingscycli
Met software voor offertebeheer hoeft u niet handmatig een herhaalde factuur voor betalingen op te stellen.
Nu je een goed idee hebt van de functies, is het tijd om enkele van de beste software voor offerte- en factuurbeheer te bekijken, gerangschikt op basis van hun populariteit.
Laten we beginnen.
SuperOps.ai
SuperOps.ai is een platform voor Professional Services Automation (PSA) dat bedrijven helpt hun activiteiten soepel te laten verlopen. Het heeft een ingebouwde functie voor het beheer van offertes die ervoor zorgt dat uw offerte in slechts een paar klikken in de inbox van uw klant terechtkomt.
U kunt een offerte maken met alle serviceartikelen en deze naar uw klant sturen met een link naar de offerte. Met behulp van de gedeelde link of het portaal kunnen uw klanten eenvoudig een offerte goedkeuren of afwijzen, wat het proces vereenvoudigt. Klanten kunnen zelfs opmerkingen toevoegen wanneer ze een offerte goedkeuren of afwijzen, waardoor meer context en minder verwarring mogelijk is.
Met SuperOps offerte-gekoppelde gesprekken kun je de gesprekken met je klanten bespreken en toevoegen naast de offerte. Op deze manier beëindig je de lange reeks e-mails buiten het platform om dezelfde overeengekomen offerte te bespreken.
scoren
Scoro is een gebruiksvriendelijk platform om op één plek samen te werken aan projectoffertes, facturering en het bijhouden van alles. Het helpt uw team samen te werken aan projecttaken om een duidelijk beeld te krijgen van de lopende en voltooide taken. U kunt de tijd bijhouden die aan taken is besteed en dienovereenkomstig factureren aan uw klanten.
Scoro vereenvoudigt uw offerteproces door kant-en-klare offertes te maken voor vooraf gedefinieerde diensten, gesegmenteerde klantprofielen en tariefkaarten met meerdere valuta’s. Vervolgens kunt u deze facturen aanpassen op basis van werkorders en standaarddocumenten binnen enkele klikken omzetten in gepersonaliseerde PDF-indeling. U kunt zelfs de verkopen van uw team volgen en verkoopdoelen stellen met behulp van aanpasbare dashboards.
Net als veel andere projectmanagementtools, deelt Scoro ook integratie met meer dan 1000+ tools via Zapier. Sommige integraties van Scoro omvatten projectbeheertools zoals Slack, Asana, Jira, Trello, Basecamp en meer. Het is ook eenvoudig te integreren met Slack, Gmail en Google Agenda om dingen in de communicatielus te houden.
Bitrix24
Bitrix24 is software voor verenigde samenwerking die verschillende aspecten van beheer, samenwerking en teamcommunicatie afhandelt. Het is een webgebaseerde oplossing voor de verschillende activiteiten van het bedrijf in één enkel platform, waardoor meerdere SaaS-tools niet meer nodig zijn. Sommige van zijn oplossingen omvatten projectbeheer, het delen van bestanden, verkoopbeheer, contacten, e-mails en meer.
Met Bitrix24 kunt u onbeperkte offertes maken en platforms zoals PayPal integreren voor het accepteren van online betalingen. De architectuur is cloudgebaseerd en het open-source karakter maakt het stressvrij voor het aanmelden en het maken van facturen voor uw klanten. Bitrix24 deelt ook integratie met boekhoud-apps zoals Xero, waardoor het handig is voor klantinteracties.
Zodra u zich aanmeldt bij Bitrix24, ziet u veel andere opties dan de factuurtool. U kunt deze opties gebruiken om samen te werken met verschillende afdelingen van uw bedrijf, zoals marketing en verkoop, HR-management, enz., met tools voor offerte- en factuurbeheer. Het wordt vertrouwd door een miljoen bedrijven en heeft een mobiele oplossing die werkt op uw smartphone of tablet, of het nu gaat om Android, iPhone of iPad.
ITarier
ITarian is een IT-beheerplatform voor bedrijven dat diensten aanbiedt voor het afhandelen van tickets, extern werkstroombeheer, extern bureaublad en eindpuntbeveiliging.
ITarian biedt een functie voor het beheren van offertes die het proces van het maken van gepolijste offertes helpt vereenvoudigen. Deze offertes zijn geïntegreerd met CRM’s, zodat uw verkopers meer tijd kunnen besteden aan het opbouwen van klantrelaties.
Het heeft vooraf gebouwde professionele offertesjablonen die uw verkoopvoltooiingscyclus versnellen. U heeft ook de mogelijkheid om de offertes automatisch in te vullen met de velden van distributeurs.
Hubspot
Hubspot is een van de meest populaire marketingplatforms. Het is een CRM-tool waarmee u gratis e-mails kunt verzenden en reacties van klanten kunt vastleggen in een dashboard. Mensen gebruiken Hubspot vanwege de eenvoudige contentmanagementsysteeminterface, die formulieren genereert die kunnen worden ingesloten als e-mailopt-ins of die op bestemmingspagina’s kunnen worden gebruikt.
Niet veel mensen weten dat Hubspot offertesoftware heeft van zijn verkoophubdiensten. Met behulp van de offertebeheertool van Hubspot kunt u binnen enkele minuten branded offertes maken. U kunt binnen enkele seconden na ontvangst van het verzoek verkoopoffertes ontwerpen die passen bij het merk van uw bedrijf, zodat u uw koper vers in het geheugen houdt.
De CRM-tool helpt u ook bij het verzamelen van elektronische handtekeningen binnen uw offerte en het beheren van alle ontvangen betalingen op dezelfde plek waar u deals beheert. Verkoopoffertes van HubSpot halen automatisch alle contact- en productinformatie op die aan een dealrecord is gekoppeld, waardoor u veel handmatig typewerk bespaart.
Onpijplijn
Onpipeline is een cloudgebaseerde CRM die bedrijven helpt klantrelaties te verbeteren. De software maakt het voor verkoopteams gemakkelijk om contacten, deals, activiteiten, automatisering en het volledige verkoopproces vanaf elke locatie te beheren.
Offertegoedkeuring bewaart al uw offertes in de conceptset voor goedkeuring door het management, ongeacht de goedkeuringsstatus. Met slechts één klik kunt u de aanbieding snel en eenvoudig rechtstreeks vanuit Onpipeline verzenden zodra de aanbieding is afgerond en klaar is om naar de klant te worden verzonden.
Met behulp van Onpipeline hebben gebruikers de mogelijkheid om items toe te voegen uit een vooraf gemaakte prijslijst of om aangepaste items te maken zonder ooit de prijslijst te hoeven raadplegen. Op deze manier kunnen bedrijven efficiëntere en effectievere aanbiedingen doen, wat tijd en geld bespaart.
Quoter
Quoter is een intuïtieve, gebruiksvriendelijke tool waarmee u snel offertes kunt maken. Het is cloudgebaseerde software die toegankelijk is voor uw hele team zonder dat u meerdere licenties hoeft te kopen. U krijgt toegang tot tal van kant-en-klare sjablonen die uw team onderweg kan configureren en sneller offertes kan versturen.
Een van de meest onderscheidende kenmerken is de integratie van de Quoter met platforms van derden en SaaS-tools. Enkele van de populaire workflow-integraties zijn Hubspot, Salesforce, QuickBooks, Avalara Tax, Zoho, enzovoort. Omdat het een offertesoftware is, deelt het essentiële boekhoudintegraties met FreshBooks Classic, QuickBooks Online en Xero.
Betalingen van terugkerende offertes kunnen soepel worden afgehandeld in Quoter. Zodra u het integreert met uw boekhoudsoftware, kunt u een betalingsgateway selecteren voor het automatisch verwerken van terugkerende betalingen. Quoter heeft ook een functie voor het instellen van e-mailherinneringen aan klanten voor lopende offertes.
PandaDoc
PandaDoc is contractbeheersoftware voor e-commerce die taken voor offertebeheer vereenvoudigt, zoals het maken van facturen, het verkrijgen van handtekeningen van klanten en het verkrijgen van goedkeuring van managers, allemaal in één platform. Het wordt geleverd met ingebouwde wettelijk bindende e-handtekeningen waardoor het GDPR-compatibel is en juridische informatie wordt vergrendeld om gegevensfouten te voorkomen.
De software voor voorstelbeheer is ontworpen om bedrijven te helpen de efficiëntie van hun verkoopteam te verbeteren met automatisering van het maken van contracten. U kunt binnen enkele minuten verkoopoffertes en facturen genereren. Verder kunt u eenvoudig de productomschrijvingen en taakomschrijvingen bewerken, hoeveelheden en bedragen bewerken en afbeeldingen toevoegen.
PandaDoc biedt meer dan 750 factuursjablonen in hun PandaDoc-sjabloongalerij, waardoor u veel tijd en ontwerpwerk bespaart. U kunt de offertes naar klanten sturen en zij kunnen betalen via Stripe en creditcards. Vervolgens kunt u vervolgherinneringen instellen voor klantbetalingen zodra u klaar bent met factureren.
laatste woorden
Het afhandelen van klantbetalingen is een verantwoordelijke activiteit die u niet over het hoofd kunt zien. Ondernemers weten dat het tijdrovend is, maar het verkoopteam besteedt hun kostbare tijd aan het maken van offertes.
Software voor offertebeheer lost, indien geïntroduceerd in het proces, de meeste problemen op en bespaart het verkoopteam veel tijd, zodat ze zich meer kunnen concentreren op het genereren van verkopen.
Ten slotte is het maken van facturen cruciaal, en beginnen met experimenteren met deze platforms zal uw bedrijf alleen maar positief beïnvloeden.
Bekijk vervolgens de calculators voor aangepaste prijsopgaven.
