8 beste scanner-apps/tools om onkosten bij te houden

Of u nu streeft naar het beheren van de financiën van uw bedrijf, u moet weten waar uw geld naartoe gaat. Daarom is het hebben van een bonscanner het beste waar je voor kunt kiezen.

Ontvangsten van alle goederen of producten die u in winkels verwerft, kunnen verloren gaan, of het nu in een oceaan van documenten of een wirwar van papieren is. Aan de andere kant is de kans groter dat fysieke papieren worden beschadigd of vernietigd.

Het omzetten van uw afgedrukte bonnen en papieren in digitale bestanden kan deze problemen oplossen, en een bonscanner is een ideaal hulpmiddel voor de taak. Sommige bonscanners bieden internetdiensten waarmee u uw bonnen overal kunt ordenen en ophalen.

In dit artikel wordt besproken wat u moet weten over bonscanners. Dus, zonder verder oponthoud, laten we beginnen.

Wat zijn Ontvangstscanner-apps?

Met apps voor het scannen van bonnen kunt u foto’s maken van uw fysieke bonnen en deze omzetten in digitale kopieën die u gemakkelijk kunt ophalen uit gedeelde cloudopslag. Voordat we verder gaan, laten we eerst eens kijken wat een bonscanner doet.

Een bonnenscanner-app is een smartphone-applicatie waarmee uw personeel bonnen kan vastleggen met hun mobiele telefoon. Om papierwerk te besparen, zijn bedrijven begonnen met het gebruik van bonscanners voor bedrijfskosten in combinatie met OCR-software (Optical Character Recognition).

Heeft uw bedrijf software voor het scannen van bonnen nodig?

U moet de waarde van leesbewijzen voor uw bedrijf onderzoeken. De meest voor de hand liggende manier om te beslissen of uw bedrijf een app voor het scannen van bonnen moet hebben, is door te kijken hoe vaak en hoe complex het vergoedingssysteem van uw organisatie is.

Onderzoek eerdere gegevens over bedrijfsuitgaven en medewerkersbetrokkenheid. Vraag uw medewerkers of ze denken dat het hen zal helpen.

Het belangrijkste is dat u met de financiële staf praat, aangezien zij degenen zijn die zich dagelijks bezighouden met vergoedingen en onkostengerelateerde problemen. De app voor het scannen van bonnen kan alle medewerkers van het bedrijf ten goede komen door de hoeveelheid handmatige documentatie die nodig is voor het beheer van vergoedingen en kostengegevens te verminderen.

Voordelen van het gebruik van een app voor het scannen van bonnen

De oude techniek van het betalen van vergoedingen kost tijd voor zowel werknemers als uw financiële medewerkers. De procedure is ook kwetsbaar voor verschillende blunders. Het zal een uitdaging zijn voor werknemers om hun onkosten vergoed te krijgen als ze hun bonnetjes kwijtraken.

Dit is waar het gebruik van een app voor het scannen van bonnen u kan helpen. Hiermee kunnen uw medewerkers hun bonnetjes snel digitaal indienen. De optische tekenherkenningsalgoritmen in de app elimineren menselijke fouten die kunnen optreden bij het rechtstreeks invoeren van gegevens van bonnen.

Een bonnenscanner voor uw bedrijf kan ook uw financiële afdeling helpen. Met digitale bonnen hoeven ze werknemers niet te achtervolgen om bonnenclaims in te dienen.

Ontvangstscanners zijn verkrijgbaar in verschillende configuraties, variërend van fysieke (computer en mobiele scanners) tot digitale (bijvoorbeeld apps en online software). Omdat deze tool echter een investering is, moet u de essentiële aspecten leren die de beste bieden voordat u er een aanschaft.

  7 Beste spelen om crypto-games te verdienen om uit te checken

Hier is een lijst met de belangrijkste functies waarnaar u moet zoeken in een bonscanner. Je hebt ze misschien niet allemaal nodig, maar volg dit advies om de beste voor jou te kiezen.

Kenmerken van een bonscanner

Het is bekend dat elk bedrijf unieke vereisten heeft voor het bijhouden van zakelijke ontvangsten. Zorg er bij het kiezen van een app voor dat deze past bij de behoeften van uw bedrijf. Met veel alternatieven die momenteel op de markt beschikbaar zijn, kan het een uitdaging zijn om te kiezen.

Hier volgt een kort overzicht van de belangrijkste zaken waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een app voor bonnenbeheer.

Aanpassingsvermogen

Mogelijk hebt u een draagbare bonscanner nodig wanneer u uitgavenrapporten en bonnen voor werknemers of aannemers wilt controleren. Dit kan de vorm aannemen van een draagbare scanner.

Het formaat van de scanner is ook belangrijk voor de draagbaarheid. Kies voor een gadget dat licht en klein genoeg is om comfortabel in een aktetas of tas te passen.

Online beschikbaarheid

Handig is een bonnenscanner die online beschikbaar kan worden gesteld, zoals mobiliteit. U kunt zeer snel koppelen met boekhoudsoftware, waardoor uw proces wordt versneld. Als gevolg hiervan kunt u uw bonnen altijd en vanaf elke locatie ophalen.

Opslagruimte en beveiliging

Of u nu kiest voor fysieke of digitale cloudopslag, u moet rekening houden met de beperkingen van uw kassabonscanner. Zou u dagelijks of wekelijks bonnen scannen? Gebruik je het alleen in zeldzame gevallen, of gebruik je het het hele jaar door? Dit kan u helpen erachter te komen hoeveel opslagruimte u nodig heeft voor uw kassabonscannersoftware of op een externe schijf.

Vergeet de veiligheid van de opslagruimte die u kiest niet. U wilt ervoor zorgen dat alle bonnen en papieren worden beschermd door meer dan één beschermingsniveau.

Traditionele bonnen en documenten kunnen fysiek worden beschadigd of vernietigd, maar digitale documenten kunnen in verkeerde handen terechtkomen als er geen passende veiligheidsmaatregelen worden genomen.

Snelheid

Een van de meest onaangename klusjes die een bedrijf kan ondernemen, is het scannen van bonnen voor uitgavenoverzichten. Meestal willen mensen dit karwei zo snel mogelijk afmaken, en een bliksemsnelle bonscanner kan daarbij helpen. Sommige scanners kunnen in slechts 7,5 seconden een foto van uw documenten maken. Dit is handig als u veel bonnen tegelijk wilt scannen.

Bestandsindelingen

Uw bonnen kunnen een specifieke indeling hebben op basis van waarvoor u ze gebruikt. Een belastingaccountant kan eisen dat u al uw bonnen scant of uploadt als pdf, maar uw programma voor werkkosten accepteert alleen JPEG-foto’s. Controleer welke bestandsindelingen uw bonscanner accepteert, zodat u deze niet hoeft te wijzigen nadat u ze handmatig heeft gescand.

Exporteerbaarheid

Zorg er ten slotte voor dat uw scanner uw hele routine dekt na het scannen van uw bonnen. Bewaar je ze in de cloud? Stuur je ze naar iemand anders? Uw bonscanner moet in staat zijn om gescande papieren moeiteloos over te zetten.

Kijk uit naar de beste bonscanner-apps op de markt nu u de essentiële functies van een bonscanner kent. Hier gaan we met de lijst met de beste.

Nette kassabonnen

Neat Receipts is een intelligente organisatietool en draagbare scanner. U kunt bonnen, contactkaarten en papierwerk onderweg scannen met de Neat Receipts mobiele scanner, aangezien de software relevante gegevens detecteert, ophaalt en ordent.

Functies

  • De draagbare scanner van NeatReceipts is licht en compact genoeg om in een aktetas, rugzak of handbagage te passen. Het heeft ook geen wisselstroom nodig. Sluit hem via USB aan op je computer en je bent klaar om te gaan.
  • Uw computer kan deze via USB van stroom voorzien.
  • Neat scant en haalt gegevens uit alles wat je scant, wat resulteert in digitale bronnen.
  • Met ontvangstgegevens kunt u sneller belasting- of uitgavenrapporten maken, exporteren naar Excel of contacten synchroniseren met Outlook of Adresboek.
  • Het biedt een gratis proefperiode van 30 dagen van NeatCloud, waarmee u de Neat-bestanden kunt synchroniseren en back-uppen en ze vanaf elke browser of mobiel apparaat kunt bekijken.
  Schakel het startscherm en het startmenu vanaf het bureaublad in

Bovendien ontvangt u, zolang u NeatCloud-abonnee bent, NeatCare, dat zorgt voor extra assistentie en een ongevallenverzekering voor uw NeatDesk.

Dext

Dext bereidt en verzamelt uw documentatie met 99% precisie en verwerkt deze vervolgens onmiddellijk in uw boekhoudsoftware. Het stelt u in staat meer tijd te investeren in activiteiten die waarde opleveren.

Functies

  • Dext Prepare is een heerlijk ongecompliceerde oplossing voor het organiseren en digitaliseren van al uw documenten.
  • Dien een ontvangstbewijs, een rekening of een bankafschrift in en Dext verzamelt de gewenste informatie en levert deze aan uw boekhoudsysteem. U krijgt de precieze cijfers die u nodig hebt in plaats van te gaan zitten en ze fysiek in te voeren.

Dext Prepare legt marktleidende gegevens vast en verwerkt ze voordat ze in uw boekhoudsysteem worden gepubliceerd. De agenda van uw team is vrijgemaakt voor belangrijker werk en u krijgt de zekerheid dat u met de besten te maken hebt.

schoenendoos

Als u op zoek bent naar betrouwbare opslag voor digitale belastingontvangsten, dan is ShoeBoxed een ideale app voor het scannen van bonnen. Het zal u helpen om uw ontvangstbevestiging gemakkelijker te maken.

Functies

  • Vereenvoudig de dagelijkse boekhoudtaken.
  • Ontdek functies en tools die zijn ontwikkeld voor kleine bedrijven, accountants en boekhouders.
  • U kunt uw bonnen omzetten in geëxtraheerde, door mensen geverifieerde, gecategoriseerde, georganiseerde, doorzoekbare en bewerkbare gegevens die u waar en wanneer u maar wilt kunt openen.

Daarnaast kunt u uitgebreide onkostendeclaraties maken met afbeeldingen van uw bonnen en uw gegevens exporteren, delen of afdrukken voor eenvoudige belastingvoorbereiding of terugbetaling.

Gemakkelijke uitgave

Easy Expense extraheert essentiële informatie zoals leverancier, divisie, belastingen, som en betalingstype met behulp van krachtige beeldverwerking en AI.

Bovendien houdt deze bonscanner moeiteloos creditcard- en bankrekeninguitgaven in de gaten. Easy Expense integreert met uw bankrekeningen om tot 18 maanden aan transacties te scannen op kosten en belastingafschrijvingen.

Functies

  • Werkt offline, waardoor het ideaal is voor gebruik onderweg.
  • Snelste manier om bonnen vast te leggen, bij te snijden en te volgen
  • Verlies nooit een bon met automatische cloudsynchronisatie.
  • Slimme automatische categorisatie om inhoudingen te maximaliseren
  • Bulk review transacties

Met Easy Expense kunt u in realtime synchroniseren tussen gebruikers via gebruikersrechten. U kunt eenvoudig beperken wie relevante informatie kan zien.

Onkostenbeheer

Van onbeperkt scannen van bonnen en kilometerbewaking tot terugbetaling op de volgende dag, een tool voor het bijhouden van kosten zoals Expense Management kan u helpen uw boekhoudsysteem te beheren.

Functies

  • Het volgen en organiseren van bonnen tijdens het reizen of werken op afstand kan moeilijk zijn en kan soms leiden tot verlies van bonnen.
  • U kunt zonder beperking bonnen scannen, uw kilometers registreren, ze ter goedkeuring e-mailen en andere dingen doen.

In combinatie met de SmartScan-functie worden uw bonnen direct gescand en opgehaald, waardoor u tijd en energie bespaart.

Slimme kassabonnen

Smart Receipts transformeren uw telefoon in een bonscanner en generator voor uitgavenrapporten! Het verzamelt ontvangstinformatie en stelt u in staat PDF- en CSV-rapporten te maken die u naar uw e-mailaccounts kunt verzenden.

Functies

  • Professionele rapporten kunnen worden gebouwd voor zowel uw budgetbewaking als de eisen van uw werk met behulp van volledig configureerbare PDF-, CSV- en ZIP-rapporten.
  • Met Smart Receipts kunt u kiezen uit meer dan 20 verschillende standaardgegevenstypen (zoals datums, prijzen, belastingen, ontvangstcategorieën, opmerkingen, betalingsopties, enzovoort).
  Hoe u op dit moment kunt zien hoe druk een winkel is met Google Maps

Deze functie kan handig zijn om u te helpen bij het maken van het ideale document, waardoor u talloze uren werk bespaart en u zich kunt concentreren op zaken die voor u belangrijker zijn.

vooruitbetalingen

De Foreceipts-app is de ideale oplossing voor ontvangstbeheer, met meer dan 500.000 bedrijfseigenaren, zelfstandigen, bureaus en freelancers wereldwijd die er gebruik van maken.

Functies

  • Maak foto’s van uw papieren bonnen of stuur uw digitale bonnen naar uzelf. De Foreceipts-app scant onmiddellijk de gegevens op uw bonnen en voert deze in uw boek in. U kunt ook inkomsten toevoegen door uw facturen te scannen.
  • Deel uw Excel- of PDF-uitgavenrapporten met uw accountant of gebruik ze om uw belastingen in te dienen. Elk van uw foto’s van uw kassabon wordt opgeslagen, zodat u beschermd bent in het geval van een audit.

Ze hebben categorieën voor zakelijke uitgaven vastgesteld voor de Verenigde Staten en Canada, zodat uw onkostendeclaratie aan het einde van het jaar goed voldoet aan de vereisten voor belastingaangifte. U kunt de categorieën ook naar wens wijzigen.

heel goed

‘S Werelds snelste en veiligste OCR-app voor vastleggen en gegevensextractie voor bonnen, rekeningen en facturen is hier. Weg met gegevensinvoer en boekhouding; per week uren sparen. Veryfi haalt binnen enkele seconden leveranciers, betalingen, totalen, belastingen en zelfs regelitems op.

Functies

  • Veryfi’s OCR API extraheert, categoriseert en verbetert alle informatie van ongeorganiseerde aankooprecords, facturen en rekeningen van consumenten tot regelitems (aankoopgegevens op SKU-niveau) op schaal, waardoor scripts of mensen-in-the-loop niet meer nodig zijn.
  • De Veryfi OCR API biedt u een van de meest invloedrijke en geavanceerde OCR (Optical Character Recognition) en ICR (Intelligent Character Recognition) API-platforms voor gegevensextractie die tegenwoordig beschikbaar zijn.

Met deze functies kunt u uw concurrentie overtreffen en uw gebruikers de best mogelijke services op de hele markt bieden.

Hoe kies je de meest geschikte ontvangst-app?

Het goed georganiseerd houden van bonnen is een van de eenvoudigste manieren om stress in het belastingseizoen te voorkomen. De tools die we hebben genoemd, maken het toegankelijk zonder honderden kleine papierstrookjes te hoeven bewaren.

Overweeg uw individuele behoeften als freelancer of bedrijfseigenaar wanneer u ermee instemt. Denk aan het volgende:

  • Hoeveel mensen begeleidt u?
  • Hoeveel klanten verzorgt u?
  • Hoeveel commerciële aankopen doet u per maand?
  • Hoe vaak en waar reist u voor uw werk?

Afhankelijk van uw omstandigheden heeft u mogelijk meerdere tools nodig om uw systeem voor het volgen van bonnen aan te passen.

Conclusie

U moet uw kantoorkosten overzichtelijk houden, zodat u het recht op terugbetaling ervan niet verliest. Als u dat niet doet, is het geld pas beschikbaar bij de volgende betalingscyclus.

Er kunnen dus veel verschillende soorten software worden gebruikt als bonscanners. Elk maakt dit proces gemakkelijker door betere functies en services aan te bieden. Dus laten we het afronden. De hierboven genoemde apps voor het scannen van bonnen zijn het waard om te gebruiken. Als je dat nog niet hebt gedaan, moet je er een krijgen!

U kunt ook enkele beste software voor het volgen/beheer van onkosten voor eigenaren van kleine en middelgrote bedrijven verkennen.

gerelateerde berichten