8 Contractbeheersoftware om uw workflow te stroomlijnen

Contracten vormen de inkomstenpijplijn van elk bedrijf, en software voor contractbeheer zorgt ervoor dat het kanaal foutloos en tijdig verloopt.

Zakelijke contracten worden nu volledig gedigitaliseerd. U hoeft geen documenten meer op te stellen, definitieve opstelling, ondertekening, post, enz. Het financiële, verkoop- of klantenondersteuningsteam gebruikt nu geautomatiseerde tools om dagelijks honderden contracten te produceren.

Als je nog geen app voor contractbeheer hebt geprobeerd, ben je hier aan het juiste adres. We presenteren hieronder de ultieme lijst met apps voor contractbeheer, zodat u gewoon uw keuze kunt maken.

Wat is het doel van contractbeheersoftware?

Contractbeheer-apps maken het contractproces moeiteloos door onderhandelingen af ​​te handelen tot de definitieve ondertekening. Klinkt interessant? Hieronder vindt u enkele populaire doeleinden:

Contractduur verkorten

Het duurt meestal maximaal 4 weken om een ​​concept van de contractinhoud af te ronden. Als u verantwoordelijk bent voor het opstellen van contracten, maak dan indruk op uw manager door binnen enkele minuten professionele contracten op te stellen met behulp van robuust contractbeheer.

Verhoog de contractnauwkeurigheid

Onbedoelde fouten in een contractpapier kunnen een goede deal breken en het vertrouwen van uw bedrijf verminderen. U kunt dergelijke ongelukken voorkomen door geautomatiseerde contracttools te gebruiken. Dergelijke tools maken gebruik van eerdere contacten om vitale cijfers, velden, gegevens, enz. automatisch in te vullen.

Het enige dat u hoeft te doen, is wat personalisatie en wijzigingen aan de ingevulde gegevens door te voeren om het contract up-to-date te maken.

Automatisering van belangrijke processen

Een contractproces omvat veel stappen, zoals onderhandelen, maken, conceptoffertes, bijgewerkte offertes, vernieuwde offertes, herinneringen voor het ondertekenen van contracten, enz. U kunt al deze stappen automatiseren met behulp van contractbeheersoftware om uw gezond verstand te redden en natuurlijk ook veel papieren .

eSignature-inschakeling

Het verkoop- en klantenondersteuningsteam kan het contractondertekeningsproces van de ene persoon naar de andere verplaatsen via eSignatures. Digitaal ondertekenen van documenten gaat sneller dan persoonlijk ondertekenen.

Nu je de doelen achter contractbeheer-apps hebt geleerd, is het tijd om enkele populaire vormen van contractbeheer te leren.

PandaDoc

Hoewel PandaDoc populaire en robuuste software voor contractbeheer is, doet het meer dan dat. Behalve dat u eSign kunt aanpassen, onderhandelen en opnemen in complexe contracten, houdt het de gesprekken in beweging en werkt het op uw snelheid.

Dit veelzijdige platform bevat honderden contractsjablonen die u kunt aanpassen met een editor voor slepen en neerzetten en die u direct met uw klanten kunt delen. Bovendien kunt u de bibliotheek met vooraf goedgekeurde clausulekeuzes gebruiken om foutloze contracten voor meerdere doeleinden te genereren.

Uitgelichte kenmerken van PandaDoc zijn:

  • Realtime meldingen
  • Naadloze betalingsverwerking
  • Mobiele app voor Android en iOS
  • Onbeperkt aantal documenten en gebruikers
  • CRM-integratie voor het importeren van klantgegevens

Hiermee kunt u uw contractbeheerproces stroomlijnen door taken zoals goedkeuring, ondertekeningsorder en op maat gemaakte gebruikersmachtigingen te automatiseren. Teamleden kunnen ook reageren op het document of het gesprek voortzetten via de algemene chatfunctie.

Zoho-contracten

Zoho Contracts is uitgebreide software voor contractbeheer waarmee u de contractlevenscyclus kunt stroomlijnen. Het helpt bedrijven om de efficiëntie in alle aspecten van contractbeheer te verbeteren door de naleving te verbeteren en bedrijfsrisico’s te verminderen. Deze applicatie kan aan al uw contractgerelateerde behoeften voldoen, van het maken, goedkeuren en onderhandelen van documenten tot de ondertekening.

  UCaaS begrijpen in een verbonden wereld [+6 Solutions for SMBs]

De belangrijkste kenmerken van Zoho Contracts zijn:

  • Juridisch bindende handtekeningen
  • Actiepunten voor herinneringen
  • Vooraf gedefinieerde gebruikersrollen en toegangsrechten
  • Versleuteling en privédatacenters
  • Centrale repository voor ondernemingen

U kunt direct nieuwe contracten maken met de wizard voor het maken van contracten, vooraf gedefinieerde sjablonen voor veelvoorkomende contracten uitproberen of aangepaste sjablonen maken. Functies zoals een ingebouwde documenteditor, wijzigingen bijhouden en opmerkingen maken samenwerking aan documenten naadloos voor u.

Bovendien kunt u dit platform gebruiken om de goedkeuringsworkflow te ontwerpen, waardevolle gegevensinzichten te verkrijgen uit analyses, contractgeschiedenis vast te leggen, huidige wijzigingen te bekijken en contractverplichtingen te beheren.

ContractWorks

Als u op zoek bent naar eenvoudige software voor contractbeheer die slechts enkele minuten nodig heeft om in te stellen, kies dan voor ContractWorks. Het verhoogt niet alleen de zichtbaarheid van uw contract drastisch, maar minimaliseert ook het risico dat u de volgende verlengingsdatum mist.

Uitgelichte kenmerken van ContractWorks zijn:

  • Aangepaste, geplande rapporten over alle aspecten
  • Onbeperkte waarschuwingen en meldingen voor belangrijke contracten
  • AI-tags voor eenvoudige contractnavigatie en zoeken
  • Slimme AI-tools voor het volgen van belangrijke gegevenspunten
  • Intuïtieve GUI en toegewijde implementatiemanager

Met deze applicatie kunt u een onbeperkt aantal gebruikers opnemen, ongeacht het abonnement dat u kiest. Met OCI en de geavanceerde zoekfunctie vindt u snel de details van de overeenkomst die u nodig heeft.

Bovendien kunt u alle contracten opslaan in een schaalbare en veilige contractrepository. Met de ingebouwde functie voor elektronische handtekeningen kunt u overal contracten verzenden, ondertekenen en archiveren.

Verdrag

Concord is één platform voor al uw contractprocessen. Hiermee kunt u het opstellen, goedkeuren, e-ondertekenen en contractopslag beheren en totale controle over het beheer van de contractlevenscyclus.

Op dit platform kunt u andere essentiële taken uitvoeren, zoals externe onderhandelingen, zoeken naar contracten, beheer van deadlines en rapportage. Het vergemakkelijkt ook het gezamenlijk redlineren, becommentariëren en chatten van documenten met collega’s en leveranciers.

De belangrijkste kenmerken van Concord zijn onder meer:

  • Regelmatige taakautomatisering met uitgebreide integratie
  • Contractgerelateerde inzichten met veldvergelijking
  • E-mailwaarschuwingen voor contractverlenging of deadline
  • Onbeperkt wettelijk bindende handtekeningen
  • Automatische documentroutering en goedkeuring

Concord ondersteunt integratie met verschillende applicaties om uw workflow te vergemakkelijken. Je kunt het integreren met meer dan 4000 apps via Zapier of de REST API en webhooks gebruiken. Bovendien kun je het combineren met Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms en nog veel meer.

DocuSign CLM

DocuSign CLM is de juiste keuze voor kleine bedrijven omdat het kostenefficiënte software voor contractbeheer biedt. Het helpt u het hele proces te organiseren door op maat gemaakte overeenkomsten te maken, drukke werkzaamheden op contractbasis te automatiseren en te leren over trends, risico’s en kansen.

U kunt snel een contract maken met behulp van sjablonen, clausulebibliotheken, een editor voor slepen en neerzetten en voorwaardelijke regels. Het stelt u ook in staat om versiebeheer en contractroutering voor interne en externe beoordeling te doen.

De belangrijkste kenmerken van DocuSign CLM zijn als volgt:

  • Taakautomatisering en complex workflowbeheer
  • Bespaart tijd door contractbeheerprocessen te standaardiseren
  • Verwijdert knelpunten voor efficiënt werken
  • Ondersteun business intelligence met snelle beoordeling en trendinformatie
  • Vlotte en gemakkelijke samenwerking tussen teamleden

Bovendien kunnen bedrijven DocuSign CLM gebruiken om contracten op te slaan in een centrale luchtwegen, verplichtingen te beheren, overeenkomsten met filters te zoeken en nog veel meer. De applicatie heeft meer dan 100 vooraf geconfigureerde workflowstappen die u kunt gebruiken voor het genereren, beoordelen, goedkeuren en opslaan van contracten.

  6 tips voor het organiseren van uw iPhone-apps

Contracthond

Verliest u vaak uw belangrijke contracten uit het oog? Contract Hound is er om u te helpen. Met deze eenvoudige software voor contractbeheer kunt u eenvoudig alle contracten vinden, opslaan en ordenen, zodat u uw zorgen aan de kant kunt zetten.

Opvallende kenmerken van Contract Hound zijn:

  • Bewaar en orden documenten in een doorzoekbare database
  • Mogelijkheid om gratis onbeperkt gebruikers toe te voegen om een ​​contact te bekijken
  • Veilig ondertekenen en goedkeuren door middel van integraties
  • Responsief ondersteuningsteam om uw rug te beschermen
  • Noodbestendige en veilige back-upopslagfaciliteit

U kunt herinneringen en meldingen instellen voor contractverval- en verlengingsdatums. Je kunt op dit platform alleen-lezen of redactionele toestemming geven aan je favoriete collega’s. Bedrijven kunnen Contract Hound ook gebruiken om contracten te beoordelen en te ondertekenen, subsidiebeheer te verlenen en wijzigingen bij te houden.

CMx

CMx is de alles-in-één dynamische tool voor al uw contractbeheertaken. Dit platform is zowel in de cloud als on-premise beschikbaar. Met zijn hulp hebben bedrijven toegang tot hun kostbare Contract Lifecycle Management-gegevens op één platform, inclusief contracten, juridische overeenkomsten en gerelateerde documenten.

U kunt moeiteloos contracten maken, gebruikmakend van de goedgekeurde clausule-import in MS Word via slepen en neerzetten. U kunt ook alle contractversies in het centrale contract respiratoir bewaren.

Hoogtepunten kenmerken van CMx applicatie zijn:

  • Geavanceerde analyses met bruikbare gegevens, aangepaste en geplande rapporten
  • Multi-factor authenticatie, beveiligde multi-tenancy, SSL-certificaat
  • Versleutelde gegevens opgeslagen in beveiligde datacenters
  • Workflows voor contractbeoordeling en goedkeuring
  • Eenvoudige configuratie en fijnmazige toestemming

Het ondersteunt ook integratie met verschillende editors, apps en SSO-platforms zoals Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 en Azure Active Directory.

evisor

Bent u op zoek naar geschikte contractbeheersoftware voor uw snelgroeiende onderneming? In dat geval kan Evisort de perfecte keuze zijn voor uw bedrijf. Deze door AI aangedreven tool voor contractbeheer helpt u bij het verminderen van de werklast, waarschuwingen voor het verlopen van contracten, sneller zoeken naar contracten en kortere contracttransactietijd.

De belangrijkste kenmerken van de Evisort-applicatie zijn:

  • Contractautomatisering om resources op te schalen
  • Transparante goedkeuringsprocessen om naleving af te dwingen
  • Geautomatiseerde waarschuwingen en triggermeldingen
  • Geavanceerde contractanalyse, rapporten en visualisatie
  • No-code integratie en toegangsbeheer

Met het Contract Intelligence Platform van Evisort vereenvoudigt u contractbeheer. Het stroomlijnt ook workflows om uw team te helpen zich te concentreren op strategisch werk en samen te werken om sneller deals te sluiten. Dit platform ondersteunt integratie met applicaties zoals Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box en Salesforce.

Essentiële kenmerken van de tool voor contractbeheer

Contractbeheersoftware is de moeite waard als het over de volgende functionaliteiten beschikt:

Contractsjablonen

De app moet de reguliere sjablonen bieden die bedrijven vaak gebruiken. Het moet ook een optie bieden om een ​​nieuw contract om te zetten in een sjabloon voor de toekomst.

Centrale opslagplaats van contractinhoud

Er moet een database zijn voor inhoud die contracten vaak zullen gebruiken. De operator moet de velden naar behoefte kunnen aanpassen.

Op rollen gebaseerde toegangscontrole

Buitendienstmedewerkers, baliemedewerkers, klantenondersteuning, contractopsteller, PA’s van de manager en bedrijfseigenaren moeten verschillende toegangsniveaus in het pak hebben.

Beveiligde en versleutelde opslag

Een robuuste software voor contractbeheer zal authenticatiesoftware en encryptieprotocollen gebruiken om contracten te beschermen tegen kwaadwillenden.

OCR, AI, PDF en afdrukken

De software moet een OCR-programma bevatten als u inhoud uit een fysiek contract wilt toevoegen. Een AI kan de invoer verwerken om schone en professionele PDF’s te maken.

  14 beste journaling-apps om uw dag samen te vatten

Af en toe heb je misschien afgedrukte exemplaren nodig, dus de afdrukoptie zou er ook moeten zijn.

Dashboard

Een dashboard met verschillende statistieken van het contractverwerkingsteam helpt managers, financiële functionarissen en het leiderschapsteam bij het maken van passende zakelijke en financiële plannen.

De contractbeheersoftware van de volgende generatie zou een dashboard moeten tonen met lopende contracten, conceptcontracten, contracten in de pijplijn, contracten die ter goedkeuring door de klant zijn verzonden en nieuwe contractvoorstellen.

Ingebouwde e-handtekening

Zorg er bij het kopen van een contractbeheerpakket voor dat het een eSignature-functie bevat. Anders moet u mogelijk een andere app kopen voor alleen e-handtekeningen. Het scheiden van deze essentiële functie zal de verwerkingssnelheid van uw contracten zeker vertragen.

Contractprocespijplijn

De app moet een intuïtieve workflow voor contractverwerking bieden. De buitendienstmedewerker zal bijvoorbeeld de contractstroom initiëren. Vervolgens verifieert het verkoop- of productteam de contractelementen en stuurt ze door naar managers.

Zodra een manager de prijsstelling en voorwaarden heeft afgerond, kan de persoon het contract naar de leiding sturen. En dit alles zou binnen de app moeten gebeuren.

Beheerdersbewaking

Er moeten geavanceerde visualisatiemogelijkheden zijn voor de bedrijfsmanagers, financiële functionarissen, het leiderschap en de bedrijfseigenaar. Het zorgt ervoor dat alles volgens het bedrijfsbeleid verloopt.

Wat is het standaard contractbeheerproces?

Het typische proces of workflow voor contractbeheer bestaat uit zes stappen. Bekijk elke fase van de levenscyclus.

creatie

De eerste fase van contractbeheer is het maken van een overeenkomst. U kunt een sjabloon gebruiken of helemaal opnieuw beginnen met schrijven.

Samenwerking

Omdat het een belangrijk bedrijfsdocument is, moeten contracten vaak interne samenwerking omvatten. Meerdere teams leveren hun input om namens het bedrijf een contract af te ronden.

Bewerken

Het eerste exemplaar van de overeenkomst is nauwelijks de laatste. Het moet verschillende bewerkings- en versiewijzigingen ondergaan om te worden voltooid.

Handtekening

Wanneer het schrijfgedeelte is voltooid, moet u het contractpapier ondertekenen. In de moderne tijd neemt het gebruik van elektronische handtekeningen toe.

Volgen

Er is ook de noodzaak om de verplichtingen en naleving van een contract te volgen.

Opslag

Alle contracten moeten worden opgeslagen in een doorzoekbare, gecentraliseerde en veilige ademruimte. Zo kunnen gebruikers documenten snel sorteren en vinden.

Rapportage

U zou een aangepast analyserapport voor uw contract moeten krijgen met bruikbare inzichten. Dit helpt je om weloverwogen beslissingen te nemen.

Vernieuwing

In veel gevallen worden contracten na een bepaalde tijd verlengd. Het is echter van cruciaal belang om de vervaldatums voor verlenging bij te houden.

Contractbeheer: kerncompetentie van het bedrijf

Contract opstellen en onderhandelen

Principes van contractbeheer

Contractbeheer: geheimen winnen

Laatste woorden

Tot nu toe hebt u de acht beste tools voor contractbeheersoftware onderzocht die de zakenwereld stormenderhand veroveren. U kunt een van de bovenstaande opties kiezen, afhankelijk van uw zakelijke behoeften, contractworkloads en budget. U kunt met een proefversie gaan en u vervolgens abonneren als de tool er bevredigend uitziet.

Mogelijk bent u ook geïnteresseerd in waar u online zaken kunt kopen en verkopen.

gerelateerde berichten