8 standaardhulpmiddelen om productiviteit en klantenservice te helpen

Klantenondersteuningsmanagers moeten elke dag honderden vragen beantwoorden. Standaardantwoord-apps kunnen hun werk snel en gemakkelijk maken.

Veel van de vragen die het ondersteuningsteam dagelijks ontvangt, zijn vergelijkbaar. Het handmatig typen van de antwoorden op deze vragen is een contraproductieve taak. Maar gebruikers kunnen vooraf gedefinieerde antwoorden op de veelgestelde vragen genereren en deze opslaan in standaardantwoordtools voor direct gebruik.

Laten we meer te weten komen over de standaardantwoorden, inclusief hun voordelen en de beste tools die deze service bieden.

Wat is een standaardantwoord?

Veel mensen verwarren standaardantwoord met automatisch reageren. Hoewel automatische reacties robotachtig en onpersoonlijk zijn, zijn standaardantwoorden beschrijvend en gepersonaliseerd.

Dit zijn vooraf bepaalde antwoorden op veelgestelde vragen. Standaardantwoorden zijn altijd nuttig en aangepast, dus het klinkt niet machinegegenereerd voor de klanten.

Hoe werken standaardantwoorden met uw bedrijf FAQ/Wiki?

Standaardantwoorden en bedrijfswiki, veelgestelde vragen en kennisbank voor probleemoplossing moeten synchroon lopen. Er moet een geautomatiseerd systeem zijn om specifieke stappen voor probleemoplossing of algemene informatie in een tijdelijke aanduiding in het standaardantwoord te injecteren.

Als u geen tijdelijke aanduidingen voor tekst gebruikt, stapelen de standaardantwoorden zich op. Het zal moeilijk zijn voor klantenservicemedewerkers om zo’n lange lijst met standaardantwoorden te verwerken. Om dit probleem op te lossen, komen sommige gescripte woordenstroomservices of -hulpprogramma’s met syntaxis.

Wanneer een ondersteunend personeel bepaalde shortcodes of syntaxis invoert in een e-mail- of chatconsole, maakt de tool automatisch het script. De tool haalt ook ondersteuningsinformatie uit een bedrijfskennisbank, FAQ of Wiki.

Door de tool voor standaardantwoorden te koppelen aan de kennisbank van het bedrijf, kunt u ook bijgewerkte walkthroughs of stappen voor probleemoplossing invoeren. Anders moet u alle ondersteuningsscripts handmatig bijwerken.

Voordelen van het gebruik van standaardantwoorden

#1. Bespaart tijd

Een standaardantwoord zorgt ervoor dat u geen antwoorden op de veelgestelde vragen hoeft te typen. Omdat klantenondersteuningsmanagers snel de veelvoorkomende vragen met deze antwoorden kunnen beantwoorden, kunnen ze zich in de bespaarde tijd concentreren op productievere taken.

#2. Naadloos beheer

Klantenserviceproviders kunnen eenvoudig een groot aantal klanten beheren met behulp van standaardantwoord-apps. Als u voor een internetprovider werkt, is de prijs van beschikbare pakketten een vraag die u mogelijk vaak krijgt.

In plaats van iedereen met hetzelfde antwoord te antwoorden door te typen, kunt u deze taak eenvoudig uitvoeren door het standaardantwoord in het chatvenster te plakken.

  Fix Origin Overlay werkt niet in Titanfall 2

#3. Klanten tevreden stellen

Klanten willen een onmiddellijke oplossing voor hun problemen. Als er een vertraging is bij het reageren, kunt u ze kwijtraken aan uw concurrenten. Met standaardantwoorden kunt u hun vragen beantwoorden en ervoor zorgen dat ze trouw blijven aan uw bedrijf.

#4. Verhoog de gesprekssnelheid

Standaardantwoorden helpen u ook om een ​​lead om te zetten in een klant door hun vragen snel en succesvol te beantwoorden. Soms stelt een potentiële klant een unieke vraag, en het ondersteunend personeel heeft veel op hun bordje.

In die situatie kunnen ze de eenvoudige vragen beantwoorden met de standaardantwoorden en de tijd gebruiken om de unieke vraag te beantwoorden. Zo kunt u die lead omzetten in een klant en uw conversieratio verbeteren.

Hier zijn enkele van de beste ingeblikte respons-apps.

schrijftafel

Herhaaldelijk typen kan frustrerend en vervelend zijn voor het personeel van de klantenservice. Typebureau is een eenvoudig platform dat hen helpt hiervan af te komen door hen consistente standaardantwoorden te laten maken en beheren.

Bovendien kan deze meertalige tool worden geïntegreerd met alle websites en apps die uw bedrijf gebruikt, waaronder Chrome, Gmail, Facebook, Slack, Zendesk en Linkedin.

Als u ervoor kiest om typedesk te gebruiken, krijgt uw team de mogelijkheid om consequent te reageren op de vragen van klanten. Als gevolg hiervan krijgen de klanten en leads een verbeterde ervaring wanneer ze contact opnemen met uw ondersteuningsdesk.

Deze tool wordt ook geleverd met de functie Teammappen waarmee u direct alle standaardantwoorden met elk teamlid kunt delen en synchroniseren. Bovendien kunnen ondersteuningsmanagers elk standaardantwoord uniek maken met behulp van variabelen.

Freshdesk

Het doel van klantenservice is om vragen van klanten te beantwoorden, en met Freshdesk kunt u dit naadloos doen. U kunt met de klanten een zinvol gesprek aangaan via verschillende kanalen met behulp van deze standaardantwoord-app.

Deze omnichannel-suite biedt een complete ondersteuningsoplossing die zich richt op het snel leveren van uitstekende klantenservice. Het begrijpt proactief de eisen van de klanten en beantwoordt hen met de meest intuïtieve ondersteuning.

Omdat u minder repetitieve taken hoeft uit te voeren, bespaart u tijd en investeert u deze in iets vruchtbaarders. Dit uniforme platform biedt de kennisbank en workflowautomatisering om vragen van klanten snel te beantwoorden.

Met Freshdesk kunt u ook contact maken met de klanten via hun favoriete communicatiekanaal en de modus op elk gewenst moment naadloos wijzigen.

Sociale bedoelingen

Ben je het beu om te schakelen tussen meerdere berichten- en chathulpmiddelen? Dan is het tijd om Social Intents te gebruiken, een van de beste ingeblikte respons-apps. Met deze oplossing kunt u rechtstreeks chatten met uw sitebezoekers vanuit de samenwerkingsapp die u al als team gebruikt.

  HomePod verbinden met wifi

De live chat-software is een populaire app die werkt op Microsoft Teams, Slack en Webex. Omdat u de bestaande app niet hoeft te verlaten, kunt u direct reageren op vragen en de klanten tevreden stellen.

Met Social Intent kunt u standaardantwoorden gebruiken om de klanten te helpen met snelle reactietijden en om klantrelaties op te bouwen. De proactieve livechat-triggers zijn ook nuttig bij het betrekken van websitebezoekers. Bovendien ondersteunt de app de samenwerking met alle teamleden om de problemen van klanten op te lossen.

HappyFox

HappyFox is een alles-in-één ticketingsysteem voor de helpdesk voor snellere en betere klantenondersteuning. Het helpt je chaos te verminderen en je ondersteuningsproces te organiseren met functies zoals een krachtig ondersteuningsticketsysteem en een selfservice-kennisbank.

U kunt sneller reageren op veelvoorkomende en veelvoorkomende vragen met behulp van de ingebouwde ondersteuningstool. Naast het toevoegen van antwoordsjablonen, voert deze app ticketacties uit, zoals het wijzigen van de status en het toevoegen van tags.

Wanneer u op het punt staat om op een ticket te reageren, zijn alle beschikbare standaardacties voor u zichtbaar. Het is ook mogelijk om naar bepaalde standaardacties te zoeken en deze vervolgens toe te passen. Dit platform ondersteunt ook het maken van standaardacties die specifiek zijn voor een team.

HappyFox ondersteunt ook integratie met tal van zakelijke apps, waaronder MS Teams, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier en Twitter.

knapperig

Moderne bedrijfsscenario’s vereisen dat bedrijven contact maken met de klanten en direct leiding geven. knapperig is een multichannel messaging-platform waarmee u dit kunt doen. Het bestaat uit een lijst met geavanceerde tools waarmee u een klantgestuurde revolutie voor uw bedrijf kunt bereiken en hypergroei kunt ontgrendelen door met hen in gesprek te gaan.

Dit platform wordt geleverd met een functie met de naam Shared Inbox. Het centraliseert uw gesprekken vanuit verschillende kanalen, zoals e-mail, messenger, sms, livechat en Twitter DM. Daarom wordt het haalbaar om de beste klantenservice te bieden door middel van moeiteloze samenwerking.

Crisp ondersteunt ook een centrale hub voor een kennisbank. Je kunt het combineren met chatbots en live chats om de klantervaring te verbeteren met realtime reacties.

GebruikReactie

GebruikReactie is een multichannel klantenondersteuningssoftware die de responstijd aanzienlijk verkort en de klantervaring verbetert. Het platform is een volledig schaalbare en aanpasbare suite die bedoeld is om uw ondersteuningsteam te helpen.

Met deze tool kun je moeiteloos meer dan 10 ondersteuningskanalen beheren, zoals e-mail, livechat, messenger, communityforums en sociale media. De geautomatiseerde melding en het toewijzen van vragen maken de taak gemakkelijker voor alle leidinggevenden van de klantenondersteuning.

  Hoe u uw digitale foto's deelt met uw grootouders

Daarnaast biedt UseResponse u geavanceerde analyses en rapporten over de prestaties van uw klantenondersteuningsproces. Met een personeelsbeoordelingstracker en SLA kan de tool een betere klantenservice bieden. Bovendien kunnen gebruikers deze app integreren met andere tools, zoals Google, Salesforce, Jira en Zapier.

Klutch

Ben je het zat om door documenten en stations te zoeken om op het juiste moment het juiste antwoord te vinden? Gebruiken Klutch om alle snelle antwoorden en handleidingen op te slaan in één kennisbank van het bedrijf.

U hoeft nu geen tijd te besteden aan het zoeken naar de juiste antwoorden of dezelfde antwoorden te typen voor herhaalde vragen. Krijg toegang tot de geschikte standaardantwoorden vanaf elk apparaat en antwoord daarmee.

U kunt zelfs met één klik een e-mail naar uw klanten schrijven. Op dit platform kunt u ook veelgebruikte fragmenten en links opslaan. Gebruikers hebben toegang tot deze tool via de desktop-app, Chrome, Edge en elk mobiel apparaat.

EngageBay

EngageBay kan u de beste standaardantwoorden leveren die nuttig zijn voor klantenservice zoals helpdesk en e-mails. Vooral wanneer u honderden vergelijkbare servicevragen krijgt, kunnen deze standaardantwoorden u tijd besparen en u helpen meer te verkopen.

Zo zal uw klantenservice een boost krijgen en productiever worden door meer producten in minder tijd te verkopen.

Voor een betere klantverbinding kunt u ook de snelle personalisatietools proberen. De personalisatiefuncties zorgen ervoor dat de standaardantwoorden klinken als enkele vers getypte en gepersonaliseerde reacties.

Om de bedrijfsefficiëntie te verbeteren, promoot EngageBay automatiseringsfuncties. Definieer eenvoudig de voorwaarden van klantvragen en de tool zal reageren met gepersonaliseerde, standaardantwoorden.

U hoeft geen technisch onderlegde persoon te zijn om deze tool te gebruiken vanwege de intuïtieve snelkoppelingen en pictogrammen. Bovendien kunnen gebruikers elk antwoord schrijven en het gemakkelijk markeren als ingeblikt voor later gebruik.

Conclusie

Wanneer er veel vragen zijn, kunnen standaardantwoord-apps u de gemakkelijkste oplossingen bieden. Naast snel reageren, maken deze apps je supportteam productief en converteren ze meer leads.

Als u ook geïnteresseerd bent in het creëren van een kennisbank voor uw bedrijf, kunt u deze platforms proberen om een ​​kennisbank te creëren.

gerelateerde berichten