Afwezigheid instellen in Teams

De meest voorkomende vraag die onder Teams-gebruikers rijst, is hoe ze een bericht in Teams kunnen zetten wanneer ze een vakantie of lang verlof plannen. Als je op vakantie gaat of even pauze neemt, zet je vaak de notificaties van je chat-apps uit. Maar mensen die niets van je afwezigheid afweten, sturen berichten, zelfs als de status offline is. In tegenstelling tot andere apps biedt Microsoft Teams u echter een functie genaamd Out of Office (OOO) die handig zal zijn tijdens uw afwezigheid. Met Out of Office (OOO) in Teams kunt u een bericht instellen en een datum plannen, die wordt weergegeven aan iedereen die u sms’t tijdens uw afwezigheid. U weet misschien niet hoe u Afwezigheid in Teams moet instellen of wat u moet schrijven in het thuiswerk-afwezigheidsbericht, dus bestudeer de volgende gids om er meer over te weten te komen.

Afwezigheid instellen in Teams

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom iemand de Out of Office-instelling zou willen gebruiken. Sommigen van hen kunnen zijn:

  • Uit voor conferenties, klantbijeenkomsten of workshops.
  • Wanneer u meerdere dagen met zwangerschaps- of ziekteverlof bent.
  • Als u een persoonlijke dag neemt.
  • Als je een paar dagen op vakantie bent.

Hieronder vindt u een lijst met methoden om Out of Office in teams in te stellen. Volg de instructies zorgvuldig.

Methode 1: Via de functie Statusbericht instellen

U kunt een afwezigheidsbericht instellen vanaf uw profielfoto. Deze stap is eenvoudig en gemakkelijk te volgen:

  De Picture-in-Picture-modus van Chrome gebruiken om lokale video's af te spelen

1. Druk op de Windows-toets, typ Microsoft Teams en klik vervolgens op Openen.

2. Klik op je profielfoto.

3. Klik vervolgens op de optie Statusbericht instellen, zoals weergegeven.

4. Selecteer de optie Afwezigheid plannen.

5. Schakel Automatische antwoorden inschakelen in.

6. Typ het bericht in het vak onder de optie Afwezigheidsbericht.

7. Markeer de optie Antwoorden buiten mijn organisatie verzenden en selecteer vervolgens Alle externe afzenders.

8. Markeer de optie Antwoorden alleen gedurende een bepaalde periode verzenden en stel vervolgens de datum en tijd in.

9. Klik op de knop Opslaan.

Methode 2: Via Microsoft Team-instellingen

Op dezelfde manier kunt u Afwezigheidsberichten instellen via uw Instellingen. Hier leest u hoe u Afwezigheid instelt in Teams-instellingen.

1. Open de Teams-app en klik op het pictogram met de drie stippen, zoals weergegeven.

2. Selecteer Instellingen in de lijst.

3. Scroll naar beneden om Afwezig te vinden en klik op de knop Planning.

4. Volg stap 5-8 van methode 1.

Methode 3: Via de Microsoft Outlook-app

Als je hetzelfde account hebt voor Microsoft Teams en Outlook, zal het instellen van een afwezigheidsbericht in Outlook dit synchroniseren met Microsoft Teams. Volg dus deze stappen om Out of Office in Teams in te stellen.

Opmerking: het bericht wordt naar eigen wens gesynchroniseerd. Het gebeurt niet meteen. Bovendien kunt u in Outlook alleen een afwezigheidsbericht instellen als u een Outlook-e-mail of een Microsoft-account-e-mail gebruikt.

1. Ga naar de Outlook-website in uw browser.

2. Klik op het pictogram Instellingen, zoals weergegeven.

3. Selecteer de optie Mail in de Instellingen.

  Berichtencentrum op iPhone en iPad bekijken

4. Klik op de optie Automatische antwoorden, zoals weergegeven.

5. Schakel Automatische antwoorden in.

6. Markeer nu de optie Antwoorden alleen gedurende een bepaalde periode verzenden en stel de tijd in, zoals weergegeven.

7. Markeer de onderstaande opties volgens uw vereiste.

  • Blokkeer mijn agenda voor deze periode
  • Weiger automatisch nieuwe uitnodigingen voor evenementen die tijdens deze periode plaatsvinden
  • Mijn vergaderingen tijdens deze periode afwijzen en annuleren

8. Typ het bericht in het onderstaande vak en klik op de knop Opslaan.

Dit zijn dus de methoden om Out of Office in Teams in te stellen.

Afwezigheid uitschakelen?

Hier hebben we twee methoden vermeld om de afwezigheidsfunctie in Teams uit te schakelen.

Methode 1: Op Microsoft Teams

U kunt Afwezigheid in Teams uitschakelen vóór de vooraf ingestelde datum om te voorkomen dat het bericht wordt weergegeven. Na de ingestelde datum stopt Teams automatisch de weergave van het bericht.

1. Start de Microsoft Teams-app vanuit de Windows-zoekbalk.

2. Klik op het pictogram met de drie stippen, zoals weergegeven.

3. Klik op de optie Instellingen in de lijst.

4. Scroll naar beneden om Afwezig te vinden en klik vervolgens op de knop Bekijken.

5. Schakel de optie Automatische antwoorden inschakelen uit.

6. Klik op de knop Opslaan.

Optie II: Op Microsoft Outlook

Zoals we hebben besproken als u Out of Office in Outlook hebt ingesteld, wordt dit gesynchroniseerd in Microsoft-teams. U moet dus de instelling Afwezigheid vanuit Outlook uitschakelen.

1. Open de Outlook-browserversie.

2. Klik op het pictogram Instellingen, zoals weergegeven.

  Hoe Outlook te repareren dat vastzit bij het laden van profiel

3. Selecteer de optie Mail in de Instellingen.

4. Klik op de optie Automatische antwoorden, zoals weergegeven.

5. Schakel de optie Automatische antwoorden aan uit.

6. Klik op de knop Opslaan.

Thuiswerken Een afwezigheidsbericht schrijven

Hier is een overzicht van wat u moet onthouden bij het opstellen van uw bericht:

  • Zorg ervoor dat het up-to-date is. Het is geen goed teken als uw bericht niet juist is. Werk uw bericht regelmatig bij.
  • Geef aanvullende contactgegevens op – Vermeld zeker de contactgegevens van andere collega’s in geval van nood.
  • Vermeld de datum van uw retour.
  • Volg het bedrijfsbeleid en houd rekening met de bedrijfscultuur – Stel geen domme berichten op Out of Office die tot een slechte indruk leiden.
  • Wees dankbaar aan het einde van je bericht.

Veel Gestelde Vragen

V1: Hoe stel ik Out of Office in vanaf de telefoon?

Ans: In de Android Teams-app heb je niet de exacte afwezigheidsoptie, maar je kunt de optie Statusbericht instellen vinden die mensen je status laat zien wanneer ze een bericht sturen of je noemen.

V2: Heeft een afwezigheidsbericht een limiet voor het aantal woorden?

Ans: Ja, je hebt een limiet van 280 woorden.

***

De bovenstaande methoden zouden u moeten helpen om het antwoord te weten voor het zonder problemen instellen van Out of Office in Teams. We hopen dat deze handleiding over het schrijven van een thuiswerkend afwezigheidsbericht nuttig was. Laat ons weten welke methode voor jou het beste werkte. Als u vragen of suggesties heeft, kunt u deze in het opmerkingengedeelte plaatsen.

gerelateerde berichten