Uw contract hoeft niet handmatig te worden ondertekend om juridisch bindend te zijn – u kunt een document digitaal ondertekenen en tijd, geld en gedoe besparen met Zoho Sign.
In de wereld van vandaag, waar papierwerk stilaan achterhaald raakt, is het logisch om over te stappen op digitale handtekeningen. Digitale handtekeningen zijn niet alleen sneller en handiger, maar ook milieuvriendelijker.
Hoewel er verschillende software voor digitale handtekeningen op de markt is, moet u een betrouwbare oplossing kiezen, zoals Zoho Sign, die zowel bekwaam als betaalbaar is.
Wat is een digitale handtekening?
Een digitale handtekening is een techniek die de authenticiteit en integriteit van een digitaal document, software of bericht valideert. Het maakt gebruik van cryptografie om het document te beschermen tegen manipulatie en nabootsing van identiteit. Digitale handtekeningen worden in veel landen, waaronder de VS, als juridisch bindend beschouwd.
Waarom heb je een Digitale Handtekening nodig?
Bespaar tijd en geld
Handmatige documentverwerking voor handtekeningen omvat het opstellen, afdrukken, scannen en verzenden naar andere partijen. Het kan zelfs weken duren om deze terug te krijgen nadat ze zijn ondertekend. Digitale handtekening bespaart u tijd en geld door deze taken te elimineren.
Efficiënt en veilig
Digitale handtekeningen fungeren als een veilig alternatief voor traditionele handtekeningen op papier. U hoeft de fysieke documenten niet af te drukken, te scannen of naar de andere partijen te sturen. Het vermindert ook het risico op vervalsing.
Toegankelijkheid
Voor elk soort document op afstand en wereldwijd is de digitale handtekening erg handig. Het helpt partijen om documenten vanaf elke locatie veilig te ondertekenen en verbetert zo de bedrijfsefficiëntie.
Beter bedrijfsimago
Het gebruik van papier voor het ondertekenen van documenten heeft ook een impact op het milieu. Met digitale handtekeningen kunt u dat terugdringen en een milieuvriendelijke indruk maken in de zakenwereld.
Rechtsgeldigheid
In veel landen zijn digitale handtekeningen rechtsgeldig, net als handgeschreven handtekeningen. Of het nu gaat om een contract, overeenkomst, elektronische transactie of een ander juridisch document, digitale handtekeningen garanderen de authenticiteit en integriteit ervan, zodat het in de rechtbank als juridisch bindend wordt erkend.
Integriteit
Een digitale handtekening is ook handig om de integriteit van een digitaal document te behouden. Het gebruikt cryptografische algoritmen om een unieke hashwaarde te genereren. Als iemand dat document wijzigt, zal er een andere hash-waarde zijn die zal werken als bewijs van documentwijziging.
Workflow-automatisering
Handtekeningen op papier vereisen coördinatie en handmatige tracking om ervoor te zorgen dat de documenten nauwkeurig worden ondertekend en dat de vertrouwelijkheid van gegevens wordt beschermd. Bovendien zijn er kansen op vertragingen, fouten en beleidsschendingen bij handmatige handtekeningen.
Overstappen op een digitale handtekening betekent overstappen op een standaard en geautomatiseerde workflow die consistent en foutloos is.
Hoe Zoho Sign kan helpen met digitale handtekeningen
Als u nog steeds afhankelijk bent van de traditionele methode met pen en papier om zakelijke documenten te ondertekenen, is het tijd om voor Zoho Sign te kiezen. Deze software vergemakkelijkt de beveiligde ondertekening en het beheer van zakelijke documenten vanaf elke locatie wereldwijd met een paar klikken.
Deze complete app voor digitale handtekeningen helpt u het omslachtige proces van het handmatig ondertekenen van een document te elimineren. Met zijn hulp kunt u rechtsgeldige en fraudebestendige documenten krijgen die na ondertekening niet meer kunnen worden gewijzigd. Bovendien kunt u met deze software de identiteit van de ondertekenaar verifiëren en documenten overal ondertekenen met maximale wettelijke naleving.
Laten we nu eens kijken naar de belangrijkste functies van Zoho Sign.
Gemak van ondertekenen en verzenden
Zoho Sign hanteert een no-nonsense aanpak voor het ondertekenen en verzenden van documenten voor digitale ondertekening. U kunt het document eenvoudig uploaden, de ontvangers toevoegen en formuliervelden voor hen plaatsen voordat u het verzendt. Om te ondertekenen, moet u de link openen die via e-mail is verzonden, indien nodig de verificatiecode invoeren en het document ondertekenen.
Naadloos documentbeheer
Het beheren van de documenten op dit platform is ook vrij van gedoe. Hiermee kunt u de documentstatus controleren en op basis daarvan verdere actie ondernemen. Bovendien kan Zoho Sign worden gebruikt voor volledige audittrails. Het biedt u een volledige geschiedenis van uitgevoerde acties op een document en de certificering van voltooiing voor documenten zonder openstaande taken.
Herbruikbare documentsjablonen
De sjablonenfunctie van Zoho Sign voorkomt dat u elke keer dat u ze wilt gebruiken nieuwe overeenkomsten hoeft te maken. Als gebruiker van het Professional- en Enterprise-abonnement kunt u sjablonen maken voor verkoopovereenkomsten, huurcontracten en beleid voor sociale media die u mogelijk vaak moet gebruiken.
Nadat u de sjablonen voor uw zakelijke behoeften hebt gemaakt, kunt u deze sjablonen voor elke unieke gelegenheid bekijken en bewerken, van eigenaar veranderen, SignForm maken (alleen beschikbaar voor organisatiebeheerders) en de sjablonen verwijderen. Deze sjablonen blijven in uw account totdat u ze handmatig verwijdert.
Documenten in bulk verzenden
Met Zoho Sign kunt u een of meer documenten tegelijk naar meerdere ontvangers verzenden met behulp van de functie Bulkverzending. Alleen beschikbaar met het Enterprise-plan, het is handig wanneer HR-managers het bijgewerkte beleid moeten laten ondertekenen door AMM-medewerkers van een organisatie.
Ondersteuning voor Open AI-integratie
Als u een betaald Zoho Sign-abonnement hebt met Amerikaanse datacenters en een geldige, door een gebruiker gegenereerde OpenAI API-sleutel, kunt u de ChatGPT en de OpenAI-integratie gebruiken via Zoho’s AI-assistent Zia. Door deze integratie te gebruiken, worden uw documentgegevens gedeeld met Open AI en kunnen ze voor verschillende doeleinden worden gebruikt, waaronder het verkrijgen van een documentoverzicht.
AES en QES
Gebruikers van alle betaalde abonnementen en Amerikaanse datacenters kunnen AES-certificaten (Advanced Electronic Signature) voor hun handtekening krijgen via het in Zuid-Afrika gevestigde TrustFactory. Gebruikers moeten zich registreren bij TrustFactory en deze integratie configureren om deze functie te krijgen.
Zoho Sign werkt ook samen met Uanataca SA, een in de EU gevestigde dienstverlener voor identiteitsverificatie. Met zijn hulp kunnen gebruikers van een Enterprise-abonnement documenten ondertekenen via QES (Qualified Electronic Signature).
Zoho Sign mobiele apps
Als u altijd onderweg bent, kunt u de Android- of iOS-apps van Zoho Sign op uw mobiele apparaten installeren. Deze apps zijn even efficiënt in het ondertekenen, volgen en verzenden van documenten, samen met het beheren van sjablonen.
Zoho Sign-API’s
Zoho Sign biedt ook API’s voor integratie van digitale handtekeningen in elke toepassing. Ongeacht uw projectvereiste, u kunt de codevoorbeelden eenvoudig toepassen in de programmeertaal van uw voorkeur.
De flexibele en schaalbare API’s kunnen in enkele minuten worden geïmplementeerd. Alle documenten die met deze API’s zijn ondertekend, zijn 100% ontvankelijk in de rechtbank. U krijgt het hoogste beveiligingsniveau met het industriestandaard OAuth 2.0-protocol.
Integratie met topplatforms
Mogelijk gebruikt u zakelijke en communicatietools voor uw organisatie. Zoho Sign kan worden geïntegreerd met prominente applicaties zoals Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents en Integromat.
Rapporten genereren
Organisatiebeheerders hebben toegang tot de gedetailleerde rapporten die door Zoho Sign zijn gegenereerd voor alle documenten die zijn ondertekend en verzonden met uw account. Er zijn ook categoriefilters beschikbaar voor documenttype, documentstatus (voltooid, ingetrokken, geweigerd, verlopen), documentgeldigheid en activiteitengeschiedenis.
Het genereert standaard rapporten voor de afgelopen 30 dagen; u kunt echter wekelijks en maandelijks rapporten genereren. U kunt de rapporten ook downloaden naar het lokale systeem in CSV-bestandsformaat.
Zoho Sign-prijzen
Individuele gebruikers kunnen kiezen voor het gratis Zoho Sign-abonnement waarmee u vijf documenten per maand kunt ondertekenen. Als u meer vereisten heeft, kunt u kiezen uit Standard-, Professional- en Enterprise-abonnementen, vanaf $ 10/gebruiker/maand.
Er is een gratis proefperiode van 14 dagen beschikbaar op Zoho Sign, waar u alle functies van het Enterprise-abonnement kunt uitproberen. Het heeft zelfs een eenvoudig en transparant pay-as-you-use API-plan voor digitale handtekeningen.
laatste woorden
Digitale handtekening biedt niet alleen gemak voor het op afstand ondertekenen van documenten, maar voegt ook een extra beveiligingslaag toe tegen sabotage. Het is een milieuvriendelijk proces zonder papierwerk en traceerbaar voor auditsporen.
Zoho Sign is een betaalbare toepassing voor digitale handtekeningen waarmee u documenten kunt maken en deze naar anderen kunt verzenden voor snelle ondertekening. Kleine en grote bedrijven en persoonlijke gebruikers kunnen deze software gebruiken voor juridische documentatie.
Bedrijven kunnen ook kiezen voor andere Zoho-applicaties zoals Zoho Assist en Zoho Payroll.
