Waarom tijd en geld verspillen aan het afdrukken, scannen en faxen van documenten als u gewoon een digitale handtekening kunt gebruiken?
Aangezien de aard van werk verder weg is dan ooit, is digitale handtekening de belangrijkste facilitator geworden van bedrijven die grensoverschrijdend zaken doen. Digitale handtekeningen zijn veilig en juridisch bindend en stellen bedrijven in staat om nieuwe contracten snel en virtueel te ondertekenen.
Vóór eSignatures besteedden bedrijven over de hele wereld enorm veel tijd en geld aan papierwerk. Maar dat is niet het enige probleem met fysieke documenten: ze zijn ook niet veilig. Ze kunnen gemakkelijk verloren, beschadigd, vervalst of geknoeid worden.
Bovendien evolueren onze zakelijke behoeften in het digitale tijdperk voortdurend. Het vervangen van papierwerk door efficiënte en gestroomlijnde digitale oplossingen lijkt vanaf nu de enige weg vooruit.
Wat zijn elektronische handtekeningen?
eSignatures zijn een digitaal alternatief voor handgeschreven handtekeningen. Hoewel tijdwinst misschien wel een van de grootste voordelen van eSignatures is in de snelle wereld van vandaag, is het niet het enige.
Ze zijn handig, veilig en juridisch bindend. In feite bieden ze meer veiligheid dan traditionele handtekeningen, waardoor risico’s worden geminimaliseerd en individuele en zakelijke belangen worden beschermd.
Hoe digitale handtekeningen werken
Wanneer u een document ondertekent met behulp van een leverancier van oplossingen voor digitale handtekeningen, gebruiken ze een wiskundig algoritme onder het PKI-protocol (public key infrastructure) om twee sleutels te genereren: privé en openbaar.
Wanneer u een document ondertekent door te typen of te tekenen, wordt de digitale handtekening gemaakt met uw persoonlijke sleutel. Hoe wordt de privésleutel gemaakt?
Het wiskundige algoritme gaat aan de slag, neemt uw gegevens en maakt iets dat een hash wordt genoemd. Het versleutelt die gegevens en het resulterende product is uw privésleutel, wat in feite uw eSignature is.
Wanneer uw ontvanger het document ontvangt, heeft hij/zij een kopie van uw openbare sleutel. Maar hoe controleren ze of de handtekening van jou is of geldig is? De openbare sleutel helpt hen hashwaarden te matchen en die gegevens te decoderen om de authenticiteit van de eSignature te verifiëren. Als de waarden niet overeenkomen, betekent dit dat de eSignature ongeldig is.
Digitale handtekeningen worden ook ondersteund door elektronische certificaten, die persoonlijke gegevens zoals naam, e-mailadres en locatie bevatten om te verifiëren en te bevestigen dat de eSignature inderdaad van u is.
Hoe voldoen digitale handtekeningen aan de wet?
Aanbieders van eSignature-oplossingen gebruiken het PKI-protocol en gegevensversleuteling om de privacy te waarborgen. Om aan de wet te blijven voldoen, zorgen ze ervoor dat ze voldoen aan de wetten op het gebied van elektronische handtekeningen die zijn vastgelegd in de Electronic Signatures in Global and National Commerce Act.
Bovendien houden ze zich aan verschillende industriestandaarden, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Internationale Standaard voor Informatiebeveiliging (ISO 27001) en Systeem- en Organisatiebeheer (SOC) onder AICPE.
Deze regels en voorschriften zorgen ervoor dat digitale handtekeningen juridisch bindend zijn. Houd er echter rekening mee dat de wettelijke vereisten van land tot land verschillen.
Gebruik Gevallen van eSignatures
Digitale handtekeningen maken gebruik van meerdere lagen van coderingstechnologie om minimaal gegevensverlies te garanderen en de kans op documentverlies, sabotage of vervalsing te elimineren. Met deze voordelen in het achterhoofd, volgen hier enkele use-cases voor teams waarbij eSignatures de productiviteit helpen verhogen:
TeamsToepassingenHROnboarding, prestatie-evaluaties, NDA’s, etc.Verkoop &
MarketingBelastingformulieren, koopovereenkomsten, aannemers-/volmachtovereenkomsten, enz. Juridische NDA’s, contracten, naleving, afstandsverklaringen, enz. Boekhouding Belastingformulieren, koopovereenkomsten, aannemers-/volmachtovereenkomsten enz. IT-facturen, onkostendeclaraties, goedkeuringen voor polisbeheer, enz. .FinanceContracten, voorstellen, bestellingen, offertes, speciale deals, vrijgaveformulieren en PR-sign-offs etc.ProcurementAsset transfer, goedkeuring sign-offs, systeemwijzigingsverzoeken, etc.
Hoewel digitale handtekeningen werken voor alle branches en bedrijven van alle soorten en maten, laten we eens kijken naar de branchespecifieke use-cases van eSignatures:
- Verzekering
- Vastgoed
- Productie
- Gezondheidszorg
- Hoger onderwijs
- Non-profit
- Detailhandel
- IT/technologie
- Reclame
- Overheidsinstanties
Al deze bovenstaande sectoren kunnen profiteren van eSignatures om hen te helpen bij onboarding, personeels- en beleidsbeheer, distributie van toeleveringsketens, facturen, offertes, voorstellen, NDA’s en contracten.
Digitale handtekeningen met PandaDoc
Met tal van eSignature-providers op de markt, hoe moet u er een kiezen? Vooral wanneer u, als u geen aanbieder kiest die aan de wet voldoet, uzelf en uw bedrijf aan juridische problemen kunt blootstellen.
Overweeg PandaDoc, een van de beste leveranciers van digitale handtekeningen die wordt vertrouwd door meer dan 50.000 gebruikers. Met AICPE’s SOC-, AVG- en PKI-conformiteit zorgt het ervoor dat uw handtekeningen veilig en juridisch bindend zijn.
Bovendien kan het u helpen met alle processen van documentbeheer, van digitale handtekeningen tot contract lifecycle management (CLM), met zijn geavanceerde functionaliteiten, in tegenstelling tot andere basistools.
Met de alles-in-één software voor documentautomatisering kunt u tijd en kosten besparen en zinvolle relaties met uw klanten opbouwen.
PandaDoc: kernfunctionaliteiten
Naast een intuïtieve interface, uitstekende klantenondersteuning en een breed scala aan integraties, staat PandaDoc om de volgende redenen bekend:
Biedt onbeperkte gratis handtekeningen
Met PandaDoc kunt u uw documenten onderweg elektronisch ondertekenen! U kunt belangrijke deals met een paar klikken sluiten terwijl u ervoor zorgt dat uw gegevens veilig zijn. Ze hebben ook een mobiele applicatie waarmee u op de hoogte blijft van het contractlevenscyclusbeheerproces.
PandaDoc beweert echter het enige eSigning-platform te zijn waarmee u een onbeperkt aantal documenten kunt uploaden en ondertekenen op hun gratis abonnement!
Geeft prioriteit aan privacy en zorgt voor naleving van de wet
PandaDoc voldoet aan UETA, ESIGN en HIPAA. Dit betekent dat door PandaDoc ondertekende documenten niet alleen voldoen aan de wettelijke vereisten die in uw land gelden. Maar ze beschermen ook uw individuele recht op privacy.
Bovendien is PandaDoc AICPA SOC 2 Type II gecertificeerd. Dit impliceert dat het voldoet aan de servicecriteria die zijn opgesteld door het American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Waarom is dat belangrijk?
Wanneer bedrijven omgaan met veel vertrouwelijke informatie die gevoelig of persoonlijk identificeerbaar is, moeten ze aan een aantal criteria voldoen om de vertrouwelijkheid, integriteit en veiligheid van de gegevens van hun klanten te behouden.
Er is echter meer!
Garandeert geavanceerde beveiliging
Wanneer u een document ondertekent met PandaDoc, krijgt u een elektronisch certificaat om te verifiëren dat het document legitiem is. Het elektronische certificaat helpt u toegang te krijgen tot de naam, de handtekening, het geverifieerde e-mailadres en het IP-adres van de ontvanger. Bovendien heeft het ook een datum- en tijdstempel van het ondertekende document.
Voor PDF’s zorgt PandaDoc voor een hoger beveiligingsniveau door een persoonlijke coderingssleutel te bieden om de authenticiteit van het document te verifiëren.
Ondersteunt verschillende bestandstypen
Als u een ander platform zou moeten kiezen voor elk ander bestandstype dat u moet ondertekenen, verliest u veel tijd. Ook dat voor niets!
Met PandaDoc kunt u PDF’s, JPG’s of DOCX ondertekenen en stroomlijnen in één uniforme workflow. PandaDoc ondersteunt de volgende inhoudstypen: Word, Excel, PowerPoint, PDF’s, JPG’s en PNG’s.
Helpt eSignature automatisch te volgen
PandaDoc zet gegevensbeveiliging op de eerste plaats, daarom hebben ze een geautomatiseerde eSignature-trackingfunctie. Voor elk ondertekend document is er een ingesloten audittrail waarmee u kunt zien wie een document heeft bekeken, geopend of ondertekend en wanneer.
Dit is vooral handig wanneer u meerdere documentondertekeningen tegelijk afhandelt. Een geautomatiseerde volgfunctie kan u helpen de controle te houden en een 360°-weergave te krijgen van alles wat er gebeurt.
Met de versiegeschiedenisfunctie van PandaDoc kunt u schakelen tussen verschillende versies van uw documenten. U blijft altijd op de hoogte van wie wijzigingen heeft aangebracht en waar.
Topfuncties van PandaDoc
Voor bedrijven die hun documentworkflows willen stroomlijnen, de sluitingstijd willen verkorten en de ROI willen verbeteren, is PandaDoc meer dan een eenvoudig eSignature-platform. Dit is waarom:
#1. Ondertekenen en volgen
- Ondertekenvolgorde inschakelen: als uw contracten of voorstellen meerdere handtekeningen vereisen, is dit uiterst handig. U kunt ontvangers kiezen, rollen toewijzen (afzender, opdrachtgever, ondertekenaar), ze in de juiste volgorde plaatsen en de gehele distributie automatiseren. PandaDoc stuurt een e-mailmelding wanneer iemand aan de beurt is om te ondertekenen. En u hoeft het proces niet handmatig over het hoofd te zien.
- Een ondertekeningsverzoek versturen: Wil je een handtekening van iemand in je bedrijf of een klant? Met PandaDoc kunt u verzoeken verzenden en u kunt het ook met een paar klikken automatiseren.
- Documenten volgen: Wilt u weten of iemand een document heeft ondertekend of niet? U ontvangt meldingen wanneer dit het geval is. Bovendien kunt u met een audittrail bijhouden wie een verzonden document heeft bekeken of ondertekend.
#2. Geautomatiseerde inhoud
- Plaatsaanduidingen voor slimme inhoud toevoegen: met slimme inhoud kunt u fouten minimaliseren en tijd besparen bij het maken van documenten. Stel tijdelijke aanduiding-items in om u of uw team eraan te herinneren wat u moet opnemen. En kies vooraf geselecteerde items die uw teamgenoten kunnen toevoegen voor specifieke documenten/voorstellen.
- Personaliseer uw inhoud: til uw workflow naar een hoger niveau door te kiezen voor voorwaardelijke inhoud. Hier maakt u sjablonen met regels die uw afzenders helpen bij het genereren van inhoud die is afgestemd op de behoeften van uw klant.
- Stel regels in om gegevensverzameling te verbeteren: u kunt ook voorwaardelijke velden instellen om ontvangers te helpen door uw document te navigeren en gemakkelijk te vinden wat ze zoeken. Dat verbetert de kwaliteit van je dataverzameling of klantpersonalisatie enorm.
#3. Geavanceerde offertes
- Offertes op maat maken voor uw klanten: Laat uw team gepersonaliseerde offertes voor klanten maken zonder belangrijke informatie te missen met de offertebouwer.
- Stel specifieke prijzen in: u kunt kiezen tussen vaste, terugkerende of op volume gebaseerde prijsstrategieën, en we helpen u betalingen te ontvangen via het ACH-netwerk.
- Productcatalogi insluiten: maak een productcatalogus en sluit deze elke keer als dat nodig is in uw offertes in.
- Groepeer producten in een bundel: U kunt ook productbundels maken om de verkoop te stroomlijnen en ze gemakkelijk deelbaar te maken.
U kunt ook een werkruimte maken met PandaDoc om werk over teams te verdelen en uw teamleden en de machtigingen die ze hebben te beheren. Bovendien kunt u de versiegeschiedenis van documenten bekijken om ze beter bij te houden, en kunt u ernaar zoeken met behulp van specifieke filters.
Al deze PandaDoc-functies zijn beschikbaar met het Business- of Enterprise-abonnement. Ze helpen uw bedrijfsvoering te transformeren en maken een einde aan arbeidsintensieve, archaïsche praktijken.
Prijzen en abonnementen
PandaDoc wordt geleverd met een gratis abonnement waarmee u een onbeperkt aantal documenten kunt uploaden en elektronisch ondertekenen.
De geavanceerde functies, zoals slimme inhoud of geavanceerde offertebouwer, zijn echter alleen beschikbaar als onderdeel van de premiumplannen. Laten we eens kijken naar de tariefplannen van PandaDoc-aanbiedingen:
- Essentials: $ 19 per gebruiker / maand, jaarlijks gefactureerd, waardoor uitstekende functies mogelijk zijn, zoals editor voor slepen en neerzetten, audittrail, 750+ sjablonen, 24 × 7 ondersteuning
- Zakelijk: ₹ 49 gebruiker/maand jaarlijks gefactureerd, waardoor CRM- en Zapier-integraties, goedkeuringsworkflows, inhoudsbibliotheek en aangepaste branding mogelijk zijn
- Enterprise: aangepaste prijzen met verlengingen, vergrendeling, onbeperkte werkruimten, aangepaste rollen en toegang tot QES, de veiligste vorm van eSignatures
Smart Content of Advanced Quote Builder kunnen worden gebruikt als betaalde add-ons voor uw abonnementen.
Hoe gemakkelijk is PandaDoc te gebruiken?
U kunt aan de slag met een gratis proefperiode van 14 dagen om te zien of PandaDoc voor u en uw zakelijke behoeften werkt. Zodra u zich aanmeldt, wordt u gevraagd om de eSigning-services uit te proberen of uw workflow te automatiseren.
Met de eerste kun je, zoals de naam al doet vermoeden, bestanden (PNG, JPG, DOCX, enz.) Uploaden en ondertekenen. Terwijl de tweede u kan helpen met het beheer van de contractlevenscyclus, het maken van documenten, facturen, offertes en nog veel meer!
Vind alles wat je nodig hebt binnen handbereik
Met een uiterst gebruiksvriendelijke interface vereenvoudigt PandaDoc de zaken verder met het navigatiemenu aan de linkerkant. Hier vindt u zo ongeveer alles wat u nodig heeft: documenten, sjablonen, formulieren, inhoudsbibliotheek, contacten, add-ons en rapportage.
Kijk onder documenten welke verlengingen eraan komen en welke contracten binnenkort aflopen, of maak gewoon een nieuw document aan.
De volgende stap is de sjabloongalerij met meer dan 750 sjablonen in verschillende categorieën, van formulieren tot facturen en voorstellen. Het maakt niet uit in welke branche uw bedrijf zich bevindt, de sjablonengalerij van PandaDoc heeft zeker specifieke sjablonen waarop u kunt bouwen.
Je vindt er ook vormen, en je kunt het type kiezen dat bij je past tussen casual, modern en eenvoudig! Het maken van een formulier is net zo eenvoudig als het maken van een document met de editor voor slepen en neerzetten van PandaDoc, waarmee u snel en creatief kunt zijn.
Onder formulieren vind je naast je inbox, add-on store en contacten ook de inhoudsbibliotheek, catalogus en rapportage. De inhoudsbibliotheek heeft inhoudsblokken waarmee u uw eigen sjablonen kunt maken en snel documenten kunt maken.
Wat de catalogus betreft, daar kunt u in eenvoudige stappen een productcatalogus samenstellen. U kunt ook de geavanceerde rapportagetools van PandaDoc gebruiken, zoals versiegeschiedenis en audittrail, om op de hoogte te blijven van uw documenten.
Stuur foutloze voorstellen binnen enkele minuten
Op het startscherm kunt u ook op de hoogte blijven van uw activiteit en de activiteit die gaande is in uw werkruimte! Als u snel een voorstel/document/contract/factuur wilt verzenden, kiest u een sjabloon, past u deze aan en voegt u een ontvanger toe, en u bent klaar om te gaan. Zo gemakkelijk is PandaDoc te gebruiken.
U kunt andere inhoudsblokken toevoegen (zoals u aan de rechterkant kunt zien) van tekst tot tabellen tot rich media. U kunt ook de invulbare velden voor uw ontvanger hieronder schetsen. Als u wilt begrijpen hoe u het het beste in uw voordeel kunt gebruiken, kunt u ook een demo aanvragen bij het PandaDoc-team.
Conclusie
Met zijn alles-in-één aanpak, gemakkelijke interface en live chat-ondersteuning, maakt PandaDoc een aantal briljante punten voor zichzelf. De editor met slepen en neerzetten is een creatief voordeel, en in combinatie met gespecialiseerde ondertekeningsopdrachten en aanpassingstools verlengt PandaDoc de sluitingstijden met 28%.
Als je nog steeds sceptisch bent, raden we je aan om de forever free eSign-functie te proberen, die ideaal is voor startups, kleine bedrijven en particulieren. Als je tevreden bent met wat je gebruikt, kun je altijd een proefperiode van 14 dagen nemen en overstappen naar een abonnement dat beter bij je past.
Vervolgens kunt u ook enkele top eSignature-oplossingen voor persoonlijke tot zakelijke documenten verkennen.
