U moet bekend zijn met de e-mailhandtekeningen in de voettekst van de e-mail. Ontdek hoe u voor uzelf een professionele e-mailhandtekening kunt maken.
Of u nu een nieuwe of doorgewinterde professional bent, de e-mailhandtekening is cruciaal voor uw communicatiestrategie. Beschouw het niet alleen als een afmelding in de voettekst van de e-mail – grijp het aan als een kans om uw professionaliteit te tonen en een gemakkelijke manier om een blijvende indruk te maken.
Deze gids laat je zien hoe je een e-mailhandtekening schrijft die zowel pakkend als informatief is. We zullen ook enkele bronnen delen waar u e-mailhandtekeningen kunt maken of handtekeningsjablonen kunt krijgen.
Wat is een e-mailhandtekening?
Wanneer u e-mails ontvangt, moet u aan het einde van sommige e-mails een blok tekst, afbeeldingen en links hebben gezien. Dit wordt de e-mailhandtekening genoemd. Het bevat meestal de naam en contactgegevens van de afzender van de e-mail. Het kan ook aanduiding, website-URL, foto, disclaimer, enz.
Het belangrijkste doel van een e-mailhandtekening is om de ontvangers de zekerheid te bieden dat ze met een echt mens communiceren in plaats van met bots. Met een professioneel ontworpen e-mailhandtekening stelt u de identiteit van u en uw bedrijf vast. Daarom dienen e-mailhandtekeningen ook het doel van een digitaal visitekaartje.
Waarom heb je een goede e-mailhandtekening nodig?
Als je je nog steeds afvraagt wat de noodzaak achter een goede e-mailhandtekening is, zijn hier enkele redenen.
Persoonlijke redenen
#1. Zorgt voor een positieve eerste indruk
Een positieve eerste indruk is cruciaal voor elke professionele communicatie- of netwerksetting. Een goed gemaakte e-mailhandtekening kan uw afbeelding terecht naar de ontvanger projecteren.
#2. Bespaart waardevolle tijd
Als u een e-mailhandtekening hebt ingesteld voor alle uitgaande e-mails, hoeft u niet elke keer dat u een e-mail schrijft de aanhef en handtekening afzonderlijk toe te voegen. Het bespaart dus kostbare tijd.
#3. Bevordert persoonlijk merk
U kunt een logo en slogan aan uw e-mailhandtekening toevoegen om uw persoonlijke merk te promoten. Als u een freelancer bent of onlangs een klein bedrijf bent begonnen, zal het toevoegen van merkinformatie aan uw handtekening uw merk bekend maken bij uw kennissen.
#4. Maakt u gemakkelijk te onthouden
Wil je dat mensen je herinneren? Voeg een gedenkwaardige en onderscheidende e-mailhandtekening toe aan uw e-mails. Met de juiste handtekening aan het einde van uw e-mail kunt u ervoor zorgen dat de ontvangers u onthouden.
#5. Toon je persoonlijkheid
Soms heeft u misschien niet genoeg ruimte om uw persoonlijkheid in uw e-mail weer te geven. U kunt echter altijd de e-mailhandtekening gebruiken om uw persoonlijkheid te tonen. Kies de stijl, kleur en het lettertype die passen bij uw persoonlijkheid.
Professionele redenen
#1. Toont uw professionaliteit
Terwijl je als professional met de wereld omgaat, zou elk woord van je e-mail, samen met de e-mailhandtekening, dat moeten laten zien. Met een geavanceerde e-mailhandtekening kunnen de ontvangers met u samenwerken.
#2. Vestigt geloofwaardigheid
Een goede e-mailhandtekening speelt ook een cruciale rol bij het vestigen van uw geloofwaardigheid bij anderen. Daarom is een professionele e-mailhandtekening noodzakelijk tijdens de communicatie met klanten, collega’s of potentiële werkgevers.
#3. Hiermee kunnen anderen gemakkelijk contact met u opnemen
E-mailhandtekeningen bevatten uw contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres. Het stelt hen in staat om gemakkelijk contact met u op te nemen als ze dat willen.
#4. Krijgt nieuwe volgers op sociale media
U kunt ook de links naar sociale media-accounts van uw organisatie opnemen, zoals Facebook, LinkedIn, Twitter en Instagram. Hiermee kunt u anderen bewust maken van uw sociale aanwezigheid en nieuwe volgers krijgen voor uw bedrijfspagina’s.
#5. Bevordert merkconsistentie
Een e-mailhandtekening helpt ook om de branding en visuele identiteit van het bedrijf te versterken. Door ervoor te zorgen dat iedereen in uw bedrijf e-mailhandtekeningen van dezelfde stijl gebruikt, kunt u uw merkidentiteit promoten.
Stapsgewijze handleiding voor het maken van een e-mailhandtekening
Op Gmail
Gmail-gebruikers kunnen op deze manier een e-mailhandtekening aan hun e-mails toevoegen:
- Ga naar je Gmail-inbox.
- Klik op Instellingen (tandwielpictogram) in de rechterbovenhoek en selecteer Alle instellingen bekijken.
- Blader op het tabblad Algemeen naar beneden totdat u de optie Handtekening vindt.
- Klik op de knop Nieuwe maken.
- Voeg een naam toe voor de handtekening voordat u op de knop Maken klikt.
- Nu wordt uw cursor in een vak geplaatst waar u uw e-mailhandtekening moet toevoegen.
- Hier kunt u de letterstijl, lettergrootte, tekstkleur, vet, cursief, onderstrepen, uitlijning en opsommingstekens kiezen.
- Gmail-handtekening ondersteunt ook hyperlinks en afbeeldingen.
- U kunt ook de nodige wijzigingen aanbrengen in de handtekeninginstellingen.
- Scroll verder naar beneden om op de knop Wijzigingen opslaan te klikken.
- De handtekening is klaar voor gebruik.
Op Outlook
Om een handtekening aan uw Outlook-e-mail toe te voegen, moet u het volgende doen:
- Open Outlook Inbox en klik op het menu Bestand.
- Kies Optie aan de linkerkant.
- Selecteer het tabblad Mail in het venster Outlook-opties.
- Klik in het rechterpaneel op Handtekeningen…
- Het venster Handtekening en stationair wordt geopend met het tabblad E-mailhandtekening.
- Selecteer uw Outlook-e-mail in het vervolgkeuzemenu voor uw e-mailaccount.
- Klik op de knop Nieuw. Nadat u een naam voor de handtekening hebt toegevoegd, klikt u op OK.
- Schrijf en pas uw handtekening aan in het vak Handtekening bewerken.
- U kunt lettertype, grootte, vet, cursief, onderstrepen, uitlijningsstijl, links, enz. selecteren.
- Hiermee kunt u ook informatie van een visitekaartje importeren.
- Klik op de knop Opslaan.
- Selecteer welke handtekening u wilt gebruiken voor nieuwe e-mails en antwoorden/doorsturen.
- Klik op de knop OK en de handtekening is klaar voor gebruik.
Op Yahoo Mail
Als u een e-mailhandtekening wilt maken in uw Yahoo Mail-account, moet u het volgende doen:
- Meld u aan bij uw Yahoo Mail-account.
- Klik in de Inbox op Instellingen in de rechterbovenhoek en kies Meer instellingen.
- Selecteer E-mail schrijven in het linkerdeelvenster.
- Klik in het gedeelte Handtekening op de schuifknop naast de e-mail-ID waaraan u de handtekening wilt toevoegen.
- Zodra de optie is ingeschakeld, verschijnt er een vak waarin u uw e-mailhandtekening kunt toevoegen.
- Je kunt het aanpassen met emoji, vet, cursief, uitlijnen, inspringen, opsommingstekens en doorhalen,
- Hiermee kunt u ook de tekenstijl en -grootte kiezen en kunt u hyperlinks toevoegen.
- Sluit de instellingen af als u klaar bent. De volgende e-mail die u verzendt, heeft de handtekening die u zojuist hebt gemaakt.
Best practices voor e-mailhandtekeningen
✅ De vuistregel voor een e-mailhandtekening is om deze kort te houden en alleen de noodzakelijke informatie op te nemen.
✅ Gebruik bij het maken van een professionele e-mailhandtekening een schoon, leesbaar, professioneel lettertype zoals Arial of Times New Roman. Het wordt aangeraden om gestileerde lettertypen voor professioneel gebruik te vermijden, maar u kunt die gebruiken voor strikt persoonlijke e-mails.
✅ Tenzij je aparte e-mails hebt voor persoonlijk en professioneel gebruik, is het beter om meerdere e-mailhandtekeningen te gebruiken. Zo kunt u geschikte handtekeningen gebruiken terwijl u met verschillende doelgroepen communiceert.
✅ Maak het visueel aantrekkelijk met de juiste lettertypen, indeling, spatiëring en afbeeldingen.
✅ Zelfs als je de handtekening pakkend wilt maken, moet je het bij één of twee kleuren houden. Te veel kleuren kunnen mensen afleiden.
✅ De e-mailhandtekening moet uw pasfoto, bedrijfslogo, website-URL en link naar socialemediaprofielen bevatten.
✅ Maak een e-mailhandtekening die gemakkelijk kan worden gelezen vanaf elk apparaat, inclusief smartphones en tablets.
✅ Voordat u een nieuwe e-mailhandtekening in uw e-mail gebruikt, test u deze op verschillende apparaten en e-mailclients om het uiterlijk en de functionaliteit van de handtekeningelementen te garanderen.
✅ Als alle werknemers van uw bedrijf e-mailhandtekeningen gaan gebruiken, moeten ze één formaat gebruiken dat consistent is met de merkidentiteit.
✅ Gebruik altijd de laatste informatie in de e-mailhandtekening, zoals e-mailadres, telefoonnummer, URL, etc.
✅ Vermeld nooit uw persoonlijke gegevens, zoals uw huisadres en persoonlijk contactnummer, om veiligheidsrisico’s te vermijden.
✅ Er kunnen beperkingen zijn over welke informatie u aan uw e-mailhandtekening kunt toevoegen, afhankelijk van uw branche en locatie. U moet die van uw juridische team te weten komen om naleving te garanderen.
#1. HubSpot
HubSpot biedt een gratis generator voor e-mailhandtekeningen om voor uzelf een e-mailhandtekening te maken. Het heeft zes sjablonen om uit te kiezen die kunnen worden aangepast aan uw beroep en merkidentiteit.
Hier kunt u uw naam, aanduiding, bedrijfsnaam, contactgegevens en meer toevoegen. U kunt zelfs links naar uw sociale media-accounts opnemen, zoals LinkedIn, Facebook, Twitter en Instagram. Indien nodig kunt u zelfs extra aangepaste velden aan uw e-mailhandtekening toevoegen.
Voor stilering biedt HubSpot aanpassingsmogelijkheden voor themakleur, tekstkleur, linkkleur, lettertype en lettergrootte. Er zijn ook opties om uw portretfoto en bedrijfslogo te uploaden, samen met het maken van een aangepaste CTA.
#2. Nieuwoude postzegel
Newoldstamp is een platform om aangepaste handtekeningen te genereren. Deze webgebaseerde tool is perfect voor u en uw team om e-mailhandtekeningen te maken die zijn afgestemd op uw merkvereisten.
Bij deze oplossing krijgt u een volledig merkpagina voor het genereren van handtekeningen die aanpasbare sjablonen bevat. U kunt uw eigen ontwerp toevoegen en de kleuren en lettertypen van uw keuze gebruiken voor de e-mailhandtekening.
Er is ook een gecentraliseerd dashboard dat door de bedrijven kan worden gebruikt. Newoldstamp heeft ook een analyse- en bannerbeheersysteem dat nuttig voor u zal zijn. De handtekeningen kunnen worden geïntegreerd met Google Workspace, MS Exchange en Microsoft 365.
#3. WiseStamp
Als u op zoek bent naar een platform om e-mailhandtekeningen voor individuen of organisaties te maken, kunt u WiseStamp kiezen. Het kan professionele e-mailhandtekeningen ontwerpen die uw e-mail kunnen transformeren in een overtuigende marketingtool.
De e-mailhandtekeningen die door deze oplossing worden gegenereerd, zijn geschikt voor Gmail (individueel of Workspace,) Outlook (desktop en web), Apple Mail en Yahoo. Met deze gebruiksvriendelijke ontwerper voor e-mailhandtekeningen kunt u het juiste lettertype, kleur, lay-out, vorm en andere elementen kiezen.
Er zijn ook opties om rijke functies toe te voegen, waaronder de disclaimer, video, knop, banner, enz. Als u handtekeningen voor uw bedrijf maakt, gebruik deze dan om een uniforme bedrijfsbrede e-mailhandtekening te genereren.
Populaire bronnen voor e-mailhandtekeningsjablonen
#1. Microsoft 365 bibliotheek met sjablonen voor e-mailhandtekeningen
Wie op zoek is naar een professioneel ogende Outlook-e-mailhandtekening, moet kiezen voor Microsoft 365 Email Signature Gallery. Deze bronnenbibliotheek bevat 20 sjablonen voor e-mailhandtekeningen die eenvoudig kunnen worden aangepast met foto’s, websitelinks, bedrijfslogo’s en sociale profielen.
Met deze 100% volledig aanpasbare sjablonen kunt u uw Outlook-e-mails een professioneel tintje geven. Hiermee kunt u creatief worden met lettertypen, afbeeldingen, foto’s, video’s, animaties en overgangen.
De sjablonen zijn beschikbaar in MS Word, zodat u ze moeiteloos kunt bewerken voor personalisatie. Nadat u de e-mailhandtekeningen hebt gemaakt, kunt u deze snel overal delen en publiceren.
#2. E-mail handtekeningen
Als je gratis sjablonen voor e-mailhandtekeningen nodig hebt die geschikt zijn voor de donkere modus, dan ben je bij Mail Signatures aan het juiste adres. Op deze website kunt u kant-en-klare handtekeningsjablonen downloaden voor zakelijk en persoonlijk gebruik. U hoeft zelfs geen HTML-kennis te hebben om e-mailhandtekeningen te maken of aan te passen.
Met deze ingebouwde handtekeninggenerator kunt u de sjablonen ook aanpassen. Handtekeningen die hier worden gegenereerd, kunnen worden gebruikt in Outlook, Office 365, Apple Mail, Thunderbird, Gmail, Exchange Server en nog veel meer. Er zijn ook opties voor aangepaste lettertypestijl en drie lettertypekleuren.
Populaire voorbeelden van e-mailhandtekeningen
E-mailhandtekening voor Green Energy Company
Afbeelding tegoed: e-mailhandtekeningen
Dit voorbeeld is perfect voor iedereen die in een milieuvriendelijk bedrijf werkt. De banner stelt een retorische vraag die de ontvangers indirect vraagt om papier te besparen door de e-mail niet af te drukken. De primaire lettertypekleur die hier wordt gebruikt, is groen, het symbool van natuur en bos.
E-mailhandtekening voor autobedrijf
Afbeelding tegoed: e-mailhandtekeningen
In deze e-mailhandtekening wordt de door het autobedrijf gewonnen prijs uitgelicht met een grote banner. De headshot zorgt ervoor dat de informatie van de afzender niet verloren gaat door de banner. De primaire kleur van deze handtekening is kastanjebruin, maar deze kan variëren op basis van de merkkleur van uw bedrijf.
laatste woorden
Een e-mailhandtekening is een geweldige manier om anderen professioneel te benaderen. Het stelt de ontvangers ook in staat om gemakkelijk met u te communiceren en contact met u op te nemen. Nu u weet hoe u een professionele e-mailhandtekening kunt maken, kunt u deze toevoegen aan uw favoriete e-mailclient door de hier genoemde stappen te volgen.
Misschien wilt u ook meer weten over eSignature-oplossingen en eSignature-API’s.
