Met Microsoft Teams kunnen gebruikers ad-hocvergaderingen houden en kunnen ze een vergadering ruim van tevoren plannen. Een geplande vergadering in Microsoft Teams verschijnt in de agenda voor alle uitgenodigde gebruikers, op voorwaarde dat ze een Exchange-agenda hebben ingesteld. Gebruikers krijgen ook uitnodigingen en als de vergadering in een kanaal is geplaatst, kunnen ze deze bekijken.
Een vergadering annuleren in Microsoft Teams
Al dan niet geplande vergaderingen kunnen worden geannuleerd. Met een ad-hoc meeting is opzeggen eenvoudig. Het enige wat u hoeft te doen is op de knop ‘Verlaten’ te klikken en de optie Vergadering beëindigen te selecteren. Deze optie is zichtbaar als u degene bent die de vergadering heeft gestart, dwz dat andere deelnemers een door u gestarte vergadering niet kunnen beëindigen.
Voor geplande vergaderingen is het een beetje anders.
Een vergadering annuleren in Microsoft Teams – Geplande vergaderingen
Om een vergadering in Microsoft Teams te annuleren;
U moet de organisator van de vergadering zijn
De vergadering moet worden gepland en opgeslagen (mag geen concept zijn)
De vergadering mag nog niet begonnen zijn (houd rekening met verschillende tijdzones als u met geografisch verspreide teams werkt)
Volg deze stappen om een vergadering in Microsoft Teams te annuleren.
Open Microsoft Teams.
Meld u aan met het account dat is gebruikt om de vergadering te organiseren die u wilt annuleren.
Ga naar het tabblad Agenda of Vergaderingen in de kolom aan de linkerkant (het kan verborgen zijn in het overloopmenu met meer opties).
Zoek de bijeenkomst in de agenda.
Klik erop en selecteer Bewerken in het menu.
Klik in het scherm met vergaderingsdetails bovenaan op Vergadering annuleren.
Voer een reden in voor het annuleren van de vergadering.
Klik op Vergadering annuleren.
Geannuleerde vergadering en genodigden
Alle uitnodigingen kunnen al dan niet worden gewaarschuwd dat een vergadering is geannuleerd.
Als er een Exchange-agenda is ingesteld, verdwijnt de geannuleerde vergadering uit de agenda’s van iedereen.
Uitgenodigde gebruikers krijgen een bericht dat de vergadering is geannuleerd met de door u opgegeven reden.
Als uitnodigingen van buiten Microsoft Teams zijn verzonden, bijvoorbeeld als de link is gebruikt, weten genodigden niet dat de vergadering is geannuleerd, tenzij ze op de link klikken op het moment van de vergadering.
Als genodigden de vergadering hebben toegevoegd aan een externe agenda-app, bijvoorbeeld Google Agenda, wordt de vergadering niet verwijderd uit Google Agenda als u de vergadering annuleert.
Om verwarring te voorkomen, is het altijd een goed idee om;
Conclusie
Microsoft Teams heeft een intelligent systeem voor vergaderbeheer, maar het werkt alleen goed als iedereen is verbonden met Microsoft Teams, het als hun primaire communicatietool gebruikt en tools zoals Exchange-agenda zijn geconfigureerd voor een team. Als dit niet het geval is, zal iedereen op één lijn houden altijd meer werk en extra stappen met zich meebrengen.
