Als u met anderen aan een gedeeld Google Spreadsheets-bestand werkt, kunnen mensen soms onverwachte gegevens invoeren of iets dat een formule verbreekt. Een manier om ervoor te zorgen dat iedereen de gewenste gegevens invoert, is door deze voor hen op te geven in een vervolgkeuzelijst voor validatie.
Een vervolgkeuzelijst maken
Een vervolgkeuzelijst is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat de gegevens die mensen in uw formulier, toepassing of spreadsheet invoeren, precies zijn wat u verwacht. Het biedt ook een veel snellere manier voor mensen om die gegevens in te voeren, aangezien ze selecteren uit een vooraf geconfigureerde lijst die u verstrekt.
Het eerste dat u hoeft te doen, is uw Google Spreadsheets bestand en selecteer de cel(len) waarvoor u een vervolgkeuzelijst wilt gebruiken.
Open vervolgens het menu “Data” en selecteer de opdracht “Data Validation”.
Kies in de vervolgkeuzelijst Criteria ‘Lijst uit een bereik’ of ‘Lijst met items’.
Lijst uit een bereik: een lijst met waarden die zijn geselecteerd uit andere cellen in hetzelfde of een ander blad. Als u bijvoorbeeld de waarden in cellen B1-B9 op blad 2 wilt gebruiken, typt u Blad2!B1:B9 om de gegevens erin te laten verschijnen in de vervolgkeuzelijst, of door een van de cellen te selecteren rechtstreeks vanuit uw blad.
Lijst met items: een lijst met vooraf bepaalde gegevensitems. Dit kan tekst of cijfers zijn, en u typt elke waarde zelf, gescheiden door komma’s (en geen spaties). Met deze optie kunt u geen gegevens rechtstreeks vanuit andere cellen invoegen.
Hier gebruiken we de optie “Lijst met items” en bieden we verschillende numerieke keuzes.
Nadat u de gegevens hebt ingevoerd die u in een vervolgkeuzelijst wilt weergeven, moet u ervoor zorgen dat de optie “Vervolgkeuzelijst in cel weergeven” is ingeschakeld, anders verschijnen de waarden niet in de geselecteerde cellen.
U kunt ook selecteren wat er gebeurt als iemand een waarde probeert in te voeren die niet in de lijst staat. Met de optie “Waarschuwing weergeven” kunnen ze de ongeldige gegevens invoeren, maar markeren ze deze in het blad (we zullen straks bekijken hoe). De optie “Invoer weigeren” voorkomt dat ze iets invoeren dat niet op uw lijst staat.
En tot slot kunt u de optie “Toon validatie helptekst” inschakelen om mensen een indicatie te geven over wat ze in de cellen kunnen kiezen. Nadat u de optie hebt geselecteerd, typt u de gewenste instructies.
Ga je gang en klik op “Opslaan” als je klaar bent.
Hoe u uw nieuwe vervolgkeuzelijst kunt gebruiken
Als u klaar bent, kan iedereen die het blad gebruikt, op de vervolgkeuzepijl in die cellen klikken en een waarde uit de lijst kiezen.
Als u de optie “Toon validatie help-tekst” hebt geselecteerd, verschijnt die tekst telkens wanneer iemand een van de gevalideerde cellen selecteert.
Als iemand een waarde invoert die niet overeenkomt met iets in de lijst en je hebt de optie “Waarschuwing weergeven” ingeschakeld, dan worden de ongeldige gegevens gemarkeerd in de cel.
Als u er met uw muis overheen beweegt, ziet u waarom het is gemarkeerd.
Als u in plaats daarvan de optie “Invoer weigeren” hebt geselecteerd, krijgen mensen een waarschuwing zoals deze wanneer ze iets proberen in te voeren dat niet op uw lijst staat.
Als u een van de items uit uw vervolgkeuzelijst moet verwijderen of wijzigen, gaat u terug naar Gegevens > Gegevensvalidatie om items uit de lijsten die u heeft gemaakt te bewerken. Het volledig verwijderen van de lijst is net zo eenvoudig als klikken op de knop “Validatie verwijderen” onderaan.
