Het beheersen, beheersen, meten en besturen van bedrijfsprocessen is cruciaal om continue verbetering te stimuleren en financiële risico’s te vermijden.
En organisaties gebruiken interne controles, methoden die organisaties gebruiken om de beveiliging tegen frauduleuze activiteiten te waarborgen en tegelijkertijd ervoor te zorgen dat de processen soepel verlopen. Wanneer deze interne controles echter niet worden uitgevoerd, kunnen ze bedrijven bedreigen.
Volgens een rapport ervaart 43% van de kleine organisaties fraude als gevolg van het ontbreken van interne controles, en 20% van de grote organisaties ervaart fraude vanwege het omzeilen van bestaande interne controles.
Dit is het moment waarop het Committee of Sponsoring Organizations (COSO) van de Trendway Organizations een raamwerk heeft ontwikkeld om bedrijven te helpen hun bedrijfsprocessen te beheersen en te beheren. Dit raamwerk stelt organisaties in staat ervoor te zorgen dat hun bedrijfsprocessen op elkaar zijn afgestemd en begeleidt hen bij het identificeren en beperken van risico’s.
Hoewel de implementatie van het COSO-framework niet verplicht is, helpt het organisaties te voldoen aan wettelijke normen en frauduleuze activiteiten te voorkomen, die anders moeilijk te vermijden zijn, mislukkingen die organisaties nachtmerries kunnen bezorgen.
Dus als je dergelijke nachtmerries wilt voorkomen, lees dan verder. Deze blog bespreekt het COSO-raamwerk, de voordelen ervan en hoe organisaties het kunnen gebruiken om risico’s te beperken.
Wat is het COSO-kader?
Het COSO-raamwerk is een set richtlijnen en principes die organisaties helpen bij het beheersen en beheersen van hun bedrijfsprocessen.
De COSO-commissie creëerde dit raamwerk in 1992, dat werd geleid door de General Counsel en Executive Vice President, James Treadway, Jr., samen met andere organisaties uit de particuliere sector, waaronder:
- Financieel Uitvoerend Internationaal (FEI)
- American Accounting Association (AAA)
- American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
- Het Instituut van Interne Auditors (IIA)
- Het Institute of Management Accountants (IMA), voorheen bekend als de National Association of Cost Accountants
De commissie heeft in 2013 het raamwerk geactualiseerd en moderner gemaakt, vertegenwoordigd door de COSO-kubus, zoals hieronder weergegeven.
Bron: info.knowledgeleader.com
Dit driedimensionale diagram laat zien hoe de verschillende elementen van het interne controlesysteem samenwerken om bedrijfsprocessen op elkaar af te stemmen.
In 2017 onthulde de COSO-commissie een begeleidend raamwerk voor het COSO-raamwerk om het voor organisaties gemakkelijker te maken om risico’s te beoordelen en te prioriteren, om bedrijfsprestaties en risicostrategieën samen te vormen.
Het begrijpen van het COSO-raamwerk levert dus aanzienlijke voordelen op voor de organisatie, omdat het hen begeleidt bij het beheren en efficiënt opzetten van interne controles in de hele bedrijfsomgeving. Betrouwbare interne controleprocessen verzekeren ethische, transparante en afgestemde bedrijfsactiviteiten met industriestandaarden.
Voordelen van het COSO-raamwerk
Het opstellen van een strategie voor risicobeperking die zich aanpast aan het veranderende cyberbeveiligingslandschap en nieuwe uitdagingen, is cruciaal voor elk bedrijf.
Hier ziet u hoe de implementatie van het COSO-framework bedrijven kan helpen kwaadwillige fraude voor te blijven en hun bedrijfsprocessen en reputatie te beschermen.
#1. Verbeterde risicobeoordeling
Inefficiënte managementcontrole is een van de belangrijkste redenen voor de meeste incidenten op de werkplek. En deze incidenten en risico’s die zich in één gebied voordoen, kunnen aanzienlijke gevolgen hebben voor andere bedrijfsgebieden, waardoor de volledige bedrijfsprestaties worden beïnvloed.
Proactieve implementatie van het COSO-raamwerk en effectieve risicobeoordelingen kunnen helpen bij het identificeren, beheersen en voorkomen van risico’s die uw bedrijf beïnvloeden.
#2. Verbeterde interne controles
Het COSO-raamwerk biedt bedrijven effectievere interne controles voor risicobeperking, zorgt ervoor dat de bedrijfsprocessen uniformer werken volgens de ingestelde interne controles en maakt gebruik van de benodigde gegevens voor een goede besluitvorming.
#3. Verbeterde fraudedetectie
Het COSO-framework verbetert de effectiviteit van fraudedetectie en risicobeheer, ongeacht of hackers, cybercriminelen, vertrouwde werknemers of klanten de frauduleuze activiteit binnendringen.
Het raamwerk maakt het voor organisaties gemakkelijker om gemakkelijk frauduleuze activiteiten te voorkomen door interne controles in te stellen om de fraude op te sporen en te reageren op die incidenten zodra ze zich voordoen om ze te verminderen voordat ze enige schade aanrichten.
#4. Beter bestuur
Toezicht op de bedrijfsprestaties en slecht bestuur leiden tot veel bedrijfsfaillissementen en inkomstenderving. Daarom is het fundamentele doel van het COSO-raamwerk het verbeteren van de corporate governance-functie van bedrijven, die voortdurend risico’s bewaakt om ervoor te zorgen dat het beleid, de wetten en de doelstellingen worden nageleefd.
#5. Verbeterde applicatiebeveiliging
Naast fraude en cyberbeveiligingsrisico’s worden organisaties voortdurend geconfronteerd met bedreigingen van beveiligingsaanvallen op bedrijfsapplicaties. Het COSO-framework biedt richtlijnen voor bedrijven en organisaties om hun applicatiebeheeromgeving te beoordelen en te verbeteren voor betere detectie en preventie van cyberbeveiliging.
#6. Verbeterde flexibiliteit
U kunt het COSO-framework eenvoudig aanpassen aan de behoeften en vereisten van uw organisatie, ongeacht sector of grootte. Dit maakt het ideaal en efficiënt voor een breed scala aan bedrijfsprocessen.
#7. Stabiele Prestaties
Het COSO-framework maakt het gemakkelijker om op risico’s te anticiperen en voor te blijven op schema, waardoor de variabiliteit in prestaties wordt beperkt. Als gevolg hiervan helpt het organisaties de winstgevendheid te maximaliseren en verstoringen te minimaliseren, waardoor de veerkracht van het bedrijf wordt verbeterd.
#8. Kostenefficient
Door het COSO-framework correct te implementeren, kunnen organisaties bedrijfsprocessen stroomlijnen, efficiënte interne controles opzetten en implementeren, risico’s beter beperken en nalevingskosten beheersen.
Gebruik van het COSO-raamwerk
Organisaties gebruiken het COSO-raamwerk voornamelijk om effectieve interne controles te ontwerpen, ontwikkelen en implementeren en hun algehele effectiviteit te verbeteren.
Het COSO-raamwerk biedt organisaties richtlijnen om risico’s te detecteren en te beperken, duidelijke controles en doelstellingen vast te stellen en effectieve beslissingen te nemen, waardoor organisaties zich kunnen houden aan ethische en wettelijke vereisten gericht op risicobeheer en -beoordeling.
Dit raamwerk wordt intensief gebruikt door accountants- en financiële firma’s en beursgenoteerde organisaties.
Het COSO-framework heeft echt gebruik en zakelijke toepassingen, waaronder:
#1. Uitbreiding van de activiteiten
Stel dat uw organisatie van plan is haar activiteiten uit te breiden naar nieuwe steden of landen en ervoor moet zorgen dat u alle mogelijke risico’s die uw bedrijfsprocessen kunnen bedreigen, hebt overwogen en beperkt. Dan helpt het COSO-framework je daarbij.
Het COSO-raamwerk biedt een systematische manier om risico’s te identificeren, te beheren en te beoordelen en hiervoor strategieën te ontwikkelen.
#2. Verschuiving in de strategie
Stel dat uw organisatie van plan is om belangrijke veranderingen door te voeren in de bedrijfsprocessen en bedrijfsvoering, zoals de lancering van een nieuw product of dienst of een verschuiving in bedrijfsstrategieën. In dat geval kan het gebruik van het COSO-framework uw bedrijf helpen.
Het kan u helpen bij het plannen en effectief beheren van belangrijke bedrijfsveranderingen, het biedt een manier om potentiële risico’s in verband met de veranderingen te vinden en plannen te ontwerpen om deze aan te pakken.
#3. Blijf de concurrentie voor
Manieren vinden om de concurrentie voor te blijven als u wordt geconfronteerd met uitdagingen van uw rivalen of als u zakelijke verliezen opmerkt, is essentieel om uw concurrentievermogen te vergroten. Een manier om dit te doen is door inzicht te krijgen in de voorkeuren en vereisten van uw klant.
Het COSO-framework helpt organisaties deze uitdaging aan te gaan en aan te gaan, door een gestructureerde benadering van marktonderzoek en klantanalyse aan te bieden.
Vijf Cruciale Componenten van het COSO Framework
De vijf componenten van het COSO-raamwerk, ook wel bekend als de interne beheersingscomponenten, worden vaak ‘CRIME’ genoemd, wat een afkorting is van
- Controle omgeving
- Risicobeoordeling
- Informatie en communicatie
- Bewakingsactiviteiten
- Bestaande controleactiviteiten
Laten we elk van deze componenten in meer detail bekijken.
Controle omgeving
De beheersingsomgeving vormt de basis van alle interne beheersingssystemen, het geheel van processen, normen en structuren die zorgen voor een effectief intern beheersingssysteem in de hele organisatie.
Het bestaat uit parameters zoals de organisatiestructuur, de ethische waarde van management en de gedelegeerde autoriteit.
Een robuuste controleomgeving zorgt voor discipline binnen de organisatie, zorgt ervoor dat de organisatie zich houdt aan het nalevingsbeleid en de vereisten van de wet- en regelgeving en minimaliseert de kans dat werknemers zich bezighouden met frauduleuze activiteiten.
Nu fraude steeds vaker voorkomt in dit tijdperk en in de huidige bedrijfswereld, is de controleomgeving een van de belangrijkste en meest kritieke componenten van het COSO-raamwerk.
Risicobeoordeling en -beheer
Risicobeoordeling en -beheer, ook wel bedrijfsrisicobeheer genoemd, omvat processen die helpen bij het identificeren en beoordelen van risico’s die het welzijn van een bedrijf kunnen schaden en de kerndoelstellingen kunnen beïnvloeden.
Risico’s kunnen zowel intern als extern zijn. Hoewel interne risico’s verduistering en fraude omvatten, kunnen externe risico’s te wijten zijn aan veranderingen in marktomstandigheden of natuurrampen.
Informatie en communicatie
Informatie- en communicatiesystemen zijn cruciaal voor een organisatie om efficiënt te werken en ervoor te zorgen dat externe en interne communicatie voldoet aan ethische waarden, wettelijke vereisten en standaard industriepraktijken.
Deze systemen zorgen ervoor dat relevante informatie altijd beschikbaar is voor mensen in nood en dat hun communicatie de best practices volgt om zakelijke doelen en doelstellingen te bereiken.
Communicatie is een continu proces van herhalen, verkrijgen, delen en tijdig verstrekken van informatie uit interne en externe bronnen in de hele organisatie, waardoor het senior management het belang van interne controles effectief kan communiceren.
Bewakingsactiviteiten
Het is van cruciaal belang om regelmatig alle interne controles en lopende en afzonderlijke evaluaties te monitoren om ervoor te zorgen en te verifiëren dat ze correct werken. Daarnaast helpen monitoringactiviteiten om te beoordelen of de interne controlesystemen functioneren zoals ontworpen, waardoor organisaties waar nodig corrigerende maatregelen kunnen nemen.
Het monitoren van interne controles stelt organisaties in staat om voortdurend risico’s, problemen en zwakke punten in de systemen te identificeren, zodat deze snel kunnen worden gecorrigeerd.
Bestaande controleactiviteiten
Controleactiviteiten zijn detective- en preventieve processen, beleidslijnen en procedures die helpen risico’s binnen een organisatie te beperken en ervoor te zorgen dat ze op de juiste manier worden beheerst.
Ze zijn aanwezig op alle niveaus van de organisatie met als belangrijkste doel ervoor te zorgen dat de bedrijfsprocessen worden uitgevoerd op een manier die een organisatie in staat stelt haar doelen te bereiken zonder onnodige risico’s binnen de processen te introduceren.
Voorbeelden van controleactiviteiten zijn fysieke controles zoals beveiligingscamera’s, functiescheiding en autorisatievereisten.
Hoe implementeer je het COSO-raamwerk?
Hier zijn de stappen voor het implementeren van het COSO-raamwerk om effectieve interne controlesystemen te ontwikkelen en hun beheer en onderhoud te verbeteren.
#1. Het COSO-raamwerk begrijpen
Organisaties die bereid zijn het COSO-raamwerk toe te passen, moeten een toegewijd team aanwijzen om het ontwerp te begrijpen en hen verantwoordelijk te maken voor de implementatie ervan.
Het team moet de voordelen, het gebruik, de toepassingen en de principes van het raamwerk voor een effectief intern controlesysteem begrijpen.
#2. Een plan ontwikkelen
Nadat het raamwerk goed is begrepen, moet het team een projectplan of een stappenplan ontwikkelen om de reikwijdte van de implementatie van het raamwerk, belanghebbenden, middelen, organisatiestructuur en tijdlijnen aan te pakken.
#3. De implementatie van een raamwerk beoordelen
De implementatie van het COSO-raamwerk varieert van bedrijf tot bedrijf, en het beoordelen van de interne controlesystemen zal organisaties helpen de risico’s te identificeren die ze moeten aanpakken en beperken.
Het implementatieteam moet duidelijke bedrijfsdoelstellingen definiëren, het huidige systeem van interne controles onderzoeken en analyseren en de hiaten identificeren door beginnende werknemers en senior management te betrekken om meerdere perspectieven te verzamelen om robuuste interne controlesystemen te ontwikkelen.
#4. De oplossingen herstellen
Alle zwakke punten en kwetsbaarheden die u tijdens de beoordeling identificeert, moeten in deze stap worden aangepakt. Daarnaast is het van cruciaal belang om interne controles en hersteloplossingen te ontwikkelen om deze zwakke punten aan te pakken.
U kunt beginnen met het herstellen van oplossingen voor de risico’s met de grootste waarschijnlijkheid en die de meeste schade veroorzaken met aanzienlijke gevolgen met behulp van de beste software voor kwetsbaarheidsbeheer en vervolgens naar beneden werken.
#5. Testen, rapporteren en optimaliseren van de oplossingen
Organisaties moeten de oplossingen in detail ontwerpen en verificaties uitvoeren om hun efficiëntie en effectiviteit te testen en erover te rapporteren.
De verantwoordelijke belanghebbenden moeten op de hoogte blijven van de testresultaten om feedback en vervangingssuggesties te geven over de oplossingen met hiaten en controles die als ineffectief worden beschouwd.
Dit is een continu en zich herhalend proces waarbij doorlopende evaluaties vroegtijdige waarschuwingssignalen in staat stellen om onmiddellijk actie te ondernemen op de veranderingen in de controleomgeving.
Beperkingen van het COSO-raamwerk
Hoewel het COSO-framework meerdere voordelen biedt voor organisaties, heeft het ook zijn eigen uitdagingen en beperkingen, zoals:
- Moeilijke implementatie: Een van de grootste uitdagingen van het COSO-framework is dat het moeilijk te implementeren is, vooral voor organisaties die er nog niet eerder mee hebben gewerkt. Het COSO-kader vereist toegewijde inzet van medewerkers en senior management om te slagen.
- Moeilijk te gebruiken: Het COSO-framework is niet gemakkelijk te gebruiken en te begrijpen, omdat het verschillende technische jargon bevat en in de meeste gevallen moeilijk te interpreteren kan zijn, vooral voor degenen die niet bekend zijn met de nieuwste bedrijfstechnologieën en terminologieën.
- Tijdrovend: Het COSO-framework kan tijdrovend zijn om te begrijpen en te implementeren, vooral in grotere organisaties en bedrijven, omdat er veel planning en coördinatie tussen meerdere teams en afdelingen nodig is.
laatste woorden
Het COSO-raamwerk is een alomvattend raamwerk voor risicobeheer en -beperking dat organisaties en bedrijven begeleiding biedt bij het verbeteren van hun interne controlesystemen.
Het is gebaseerd op vijf gecorreleerde en cruciale componenten die samenwerken om de doelstellingen van de organisatie te bereiken, fraude op te sporen en te voorkomen, bedrijfsmiddelen te beschermen en te zorgen voor naleving van wet- en regelgeving.
Dus als u van plan bent een systeem van interne controles te creëren of op zoek bent naar manieren om uw bestaande systeem te verbeteren, dan is de keuze voor en implementatie van een effectief COSO-raamwerk de juiste keuze.
Bekijk vervolgens een uitgebreide gids over gegevenskwaliteit.
