Hoe een PDF snel en eenvoudig met een wachtwoord te beveiligen

Leer hoe u een PDF-bestand met een wachtwoord kunt beveiligen zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over vertrouwelijke bestanden van zakelijke of persoonlijke bronnen.

Hackers vinden altijd manieren om bedrijven en individuen in de val te lokken door toegang te krijgen tot hun gevoelige gegevens en deze uit te buiten voor geldelijk gewin.

Volgens Statista zijn er wereldwijd 15 miljoen datalekken geweest in het 3e kwartaal van 2022. Het is een forse stijging van 167% ten opzichte van het 2e kwartaal van hetzelfde jaar.

Een aanzienlijk deel van deze enorme datalekken is afkomstig van pdf-documenten. Een belangrijke reden is dat bedrijven en individuen aarzelen om PDF’s met een wachtwoord te beveiligen of niet weten hoe ze dit moeten doen.

Als u zich zorgen maakt over de vertrouwelijkheid van uw zakelijke of persoonlijke gegevens in pdf-bestanden en op zoek bent naar een oplossing, bent u bij ons aan het juiste adres! Lees verder om meer te weten te komen over mogelijke kwetsbaarheden in PDF-documenten, use cases voor PDF-wachtwoordbeveiliging en tools om u te helpen bij het beveiligen van PDF’s met een wachtwoord.

Kwetsbaarheden van privé-zakelijke documenten

Stop met het verspreiden van professionele pdf-documenten onder klanten, opdrachtgevers en werknemers als u onbeveiligde pdf’s voor zakelijk gebruik gebruikt. Wanneer uw zakelijke PDF-bestand is geopend, heeft iedereen toegang tot de inhoud en kan het op een voordelige manier worden gebruikt die u misschien niet goedkeurt.

Ook krijgen hackers niet altijd rechtstreeks vanuit uw bedrijf toegang tot uw gevoelige bedrijfsgegevens. Het is mogelijk dat derden met wie u uw zakelijke pdf’s hebt gedeeld, het slachtoffer worden van een hackaanval en daarmee uw organisatie.

Zakelijke pdf’s onthullen gevoelige en nuttige informatie die hackers kunnen gebruiken om toegang te krijgen tot de servers van uw organisatie.

U circuleert bijvoorbeeld een onbeveiligde pdf onder klanten/klanten/leveranciers. Hackers zouden zich richten op en toegang krijgen tot e-mails of cloudopslag van personen die uw bedrijfsdocument in pdf hebben opgeslagen.

Door open toegang weet de kwaadwillende hoe u uw zakelijke bestanden opmaakt. Ze maken een nepbestand, voegen een kwaadaardig uitvoerbaar bestand (.exe) toe aan de pdf en sturen het terug naar uw bedrijf, waarbij ze een antwoord van een klant nabootsen.

Uw medewerker, als hij niet uitgebreid is opgeleid in cyberbeveiliging, twijfelt misschien niet aan het document en opent het samen met het uitvoerbare bestand. Dat kan ransomware op de server van uw organisatie installeren, waardoor uw bedrijfsgegevens in handen van de hacker komen.

Hoe helpt PDF-wachtwoordbeveiliging?

#1. Voorkom ongeoorloofd kopiëren

Iemand die het wachtwoord niet weet om een ​​pdf te openen, heeft geen toegang tot het document. Het helpt u gevoelige informatie te beschermen tegen ongewenst kopiëren en plakken.

Wanneer u het met een wachtwoord beveiligde PDF-bestand deelt met een klant/leverancier/medewerker, weet u dat u ze kunt vertrouwen. Als ze het privacybeleid niet volgen, weet u dat het afkomstig is van een specifieke groep mensen met wie u de pdf hebt gedeeld.

  Aan de slag met filmfotografie

#2. Stop onwettige toegang tot gevoelige gegevens

Als u pdf’s zonder wachtwoord op uw bedrijfsserver opslaat en een medewerker zonder het bestand te bekijken er toegang toe krijgt, kunt u grote problemen krijgen. Als alternatief kunnen sommige klanten uw PDF-bestand per ongeluk doorsturen naar een derde partij die u niet hebt geautoriseerd.

Als u in dergelijke scenario’s uw pdf’s met een wachtwoord had beveiligd, bent u mogelijk geen slachtoffer van een datalek.

#3. Afdrukbeveiliging

Dankzij de mogelijkheid om gegevensintegriteit en opmaak te behouden, geven de meeste mensen er de voorkeur aan om af te drukken vanuit PDF-bestanden wanneer ze een papieren versie van een document nodig hebben. Deze functie vergroot ook de kans dat het publiekelijk wordt verspreid nadat het zonder de juiste toestemming is afgedrukt.

Het instellen van het wachtwoord voor een PDF-bestand is dus niet alleen om te voorkomen dat anderen het kopiëren, maar ook om te voorkomen dat ze het document afdrukken. Veel toepassingen bieden u zelfs opties om de afdrukfunctie van een PDF-bestand te stoppen.

Als u uw PDF-documenten wilt beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik ze dan voor dit doel.

#4. Vermijd gegevenswijzigingen

PDF-bestanden bieden een ongeëvenaarde inhoudsintegriteit, wat betekent dat de daarin opgenomen gegevens nauwkeurig en ongewijzigd blijven. U moet het echter vergrendelen met een sterk wachtwoord om de consistentie en geldigheid van het document te behouden. Het wordt vooral belangrijk wanneer u opmerkingen en handtekeningen in dat document hebt opgenomen.

Bovendien is het verspreiden van PDF-bestanden die ingesloten vormen van invulbare velden bevatten zonder wachtwoordbeveiliging een grote no-go. Het toevoegen van bewerkingsbeveiliging aan dergelijke documenten voorkomt dat gebruikers per ongeluk of vrijwillig wijzigingen aanbrengen terwijl ze eraan werken.

#5. Bied op rollen gebaseerde toegang

Veel bedrijven laten hun werknemers door cloudgebaseerde interne bestandsopslag bladeren om te vinden wat ze nodig hebben voor hun bedrijf. Sommige gevoelige interne documenten kunnen echter altijd in een gemeenschappelijk archief worden opgeslagen. Bedrijven moeten deze bestanden beveiligen tegen onbevoegde personen, zelfs als ze deel uitmaken van de organisatie.

Als het om PDF-toegang gaat, is dat niet de enige reden om wachtwoorden te gebruiken. Uw interne netwerk kan enkele indringers krijgen die de documenten willen stelen. Tijdens datalekken fungeren wachtwoorden als een effectieve toegangscontrolemaatregel om uw kritieke gegevens te beschermen.

#6. Voorkom privédocumentvoorbeelden

Bovendien zorgen PDF-bestanden die met een wachtwoord zijn beveiligd ervoor dat mensen geen voorbeeld van de inhoud kunnen bekijken. U denkt misschien niet dat dit een cruciale reden is om een ​​wachtwoord in te schakelen, maar in bepaalde situaties kan een voorbeeld uw persoonlijke en zakelijke schade aanrichten.

U hebt bijvoorbeeld enkele pdf-bestanden met bedrijfskritische gegevens op de gedeelde computer of het cloudplatform van uw organisatie. Als een collega, die niet bevoegd is om de gegevens in te zien, een voorbeeld van de bestandsinhoud kan bekijken, kunnen er onvoorziene problemen ontstaan.

#7. Zorg voor naleving van de branche

De meeste bedrijfstakken die met gebruikersgegevens te maken hebben, moeten aan verschillende regels en voorschriften voldoen. Overheidsvoorschriften, wetten en branchenormen zijn van kracht om de privacy en veiligheid van gevoelige documenten te waarborgen tegen openbare en/of ongeoorloofde toegang.

Voor de medische industrie reguleert HIPAA de controle over hoe medische organisaties moeten omgaan met de medische dossiers van patiënten. De juridische sector is een andere die de vertrouwelijkheid van de klanten moet beschermen.

Daarnaast moeten bedrijven die zaken doen in Europa zich houden aan de regels van de AVG. Door wachtwoordbeveiliging te gebruiken, kunnen organisaties ervoor zorgen dat ze maximaal voldoen aan alle branchevoorschriften.

  Registreer onderhoudskosten en stel herinneringen in voor uw auto's

#8. Stop met ongewenst delen

Hoewel PDF-bestanden populair zijn vanwege hun deelbaarheid, kan dezelfde functie schadelijk voor u zijn als u niet wilt dat uw PDF-bestand met iedereen wordt gedeeld. Als u een PDF-bestand met iemand deelt, kan deze het met meer mensen delen. Maar dit kan worden voorkomen door het bestand met een wachtwoord te beveiligen.

Met veel apps en platforms kunt u voorkomen dat een PDF-bestand verder wordt gedeeld door het aantal apparaten te beperken waarop de gebruiker het bestand kan openen. Er is ook een mogelijkheid om een ​​vervaldatum toe te voegen. Daarna kunnen mensen een bestand niet meer openen of delen.

#9. Voorkom webcaching

Afgezien van de bovenstaande punten, is een andere reden om een ​​PDF-bestand met een wachtwoord te beveiligen het uitschakelen van lokale caching. Wanneer iemand een pdf-bestand bekijkt of wijzigt met een webbrowser, kan hij onbedoeld een kopie van dat document op zijn apparaat opslaan.

Meestal worden webpagina’s in de cache op de harde schijf van de gebruiker opgeslagen om later te worden gebruikt voor offline toegang en bestandsherstel. Door een PDF-bestand met een wachtwoord te beveiligen, voorkomt u deze situatie en blijft uw document beveiligd.

#10. Vermijd piraterij en bescherm intellectuele eigendom

PDF-bestanden zijn een uitstekende en ongeëvenaarde platformonafhankelijke bestandsindeling voor het verspreiden van elektronische publicaties onder abonnees. Om deze reden moet men de nodige maatregelen nemen om ongeoorloofde productie van bestanden vanuit de gedistribueerde kopie te voorkomen.

Als het gaat om het beschermen van kleine of informele publicaties tegen piraterij, is wachtwoordbeveiliging zeer nuttig. Als u deel uitmaakt van een bedrijf dat whitepapers, brancherapporten of casestudy’s verspreidt via pdf-documenten, kan een wachtwoord uw intellectuele gegevens beschermen tegen plagiaat.

Om nog maar te zwijgen van creatieve bedrijven zoals de uitgeverij- en filmindustrie die hun ongepubliceerde manuscripten en scenario’s moeten beschermen om piraterij en lekken te voorkomen.

Hoe een PDF-bestand met een wachtwoord te beveiligen

De handigste en meest betaalbare manier om PDF’s voor zakelijk of persoonlijk gebruik met een wachtwoord te beveiligen, is de Adobe Acrobat Reader-app. Volg deze stappen op uw Adobe Acrobat Reader:

  • Open het PDF-document dat u met een wachtwoord wilt beveiligen in Adobe Acrobat Reader.
  • Selecteer Alle tools weergeven in de zijbalk Alle tools.

  • Het opent een schermvullend menu met beschikbare tools. Kies Beveilig een PDF. Momenteel is deze functie alleen beschikbaar voor een gelicentieerde versie van Adobe Acrobat Reader.

  • Selecteer in het menu Een PDF beschermen de optie Beschermen met wachtwoord.

  • Typ nu een nieuw wachtwoord en verifieer het door het opnieuw te typen.
  • Klik op OK om de PDF met een wachtwoord te beveiligen.

U kunt ook een machtigingswachtwoord instellen om op rollen gebaseerde toegang tot PDF-documenten mogelijk te maken. Een medewerker die bijvoorbeeld alleen toegang heeft tot het wachtwoord om een ​​pdf te openen, kan de pdf niet kopiëren, bewerken, wijzigen of verwijderen.

Als u daarentegen het machtigingswachtwoord met de werknemer hebt gedeeld, kunnen zij verschillende wijzigingen in het PDF-bestand aanbrengen.

Sommige PDF-editortoepassingen, zoals Foxit, voegen een MS Word-invoegtoepassing toe. Met deze invoegtoepassing kunt u ook PDF’s maken vanuit de Word-toepassing. Bovendien kunt u met de invoegtoepassing de wachtwoordbeveiligingsfunctie van de editor-app gebruiken om PDF’s te coderen voor extra beveiliging.

De functie “Versleutelen met wachtwoord” van MS Office

Met Microsoft Word 2013 en latere versies van deze toepassing kunt u een PDF-bestand met een wachtwoord beveiligen wanneer u het vanuit een Word-bestand maakt.

  Valdetectie inschakelen en noodcontacten instellen op Apple Watch

Het proces is vrij eenvoudig en wordt in eenvoudige stappen vermeld:

  • Terwijl het Word-bestand is geopend, drukt u op Alt+F en Alt+E.
  • Het scherm Een PDF/XPS-document maken wordt geopend.
  • Klik op PDF/XPS maken.
  • Selecteer Opties boven de knop Publiceren.
  • Kies in het contextmenu dat volgt Versleutelen met een wachtwoord.
  • Voer een wachtwoord in en bevestig het.
  • Klik op Publiceren om een ​​met een wachtwoord beveiligd PDF-bestand op te halen uit een Word-bestand.

Op een Mac met de Preview-app

De Preview-toepassing op macOS is de standaard pdf- en afbeeldingsviewer voor Mac-computers. Het stelt Mac-gebruikers ook in staat om PDF- en afbeeldingsbestanden te bewerken. Verder kunt u de standaard PDF-editor ervan gebruiken om wachtwoordbeveiliging aan het documentbestand toe te voegen. Je vindt de optie in het menu Exporteren van de app.

Beveilig een PDF met een wachtwoord met behulp van Adobe Acrobat

Een PDF met een wachtwoord beveiligen is een online tool van Adobe die helpt bij het online versleutelen van een PDF met een sterk wachtwoord. U hoeft alleen maar de bovenstaande web-app te bezoeken en een bestand op uw computer te selecteren om de toegang tot pdf’s met wachtwoorden te beperken.

U ziet een visuele interface om een ​​wachtwoord in te voeren en te bevestigen zodra u een onbeveiligd PDF-bestand uploadt. Als u op Wachtwoord opslaan klikt, wordt het document met een wachtwoord versleuteld. Als u klaar bent, ziet u een downloadknop om de pdf op uw laptop of desktop te krijgen.

PDF 2 Go.com: PDF beveiligen

PDF beschermen tegen PDF 2 Go.com biedt een geavanceerde interface voor het beveiligen van PDF’s met een wachtwoord en het toewijzen van op rollen gebaseerde toegang. U kunt ook PDF’s importeren uit cloudopslag zoals Dropbox en Google Drive.

Nadat u een bestand hebt geïmporteerd, voert u een wachtwoord in om het document te openen en bevestigt u dit. Kies vervolgens de beperkingen die u wilt toevoegen, zoals Afdrukken voorkomen, Kopiëren voorkomen en Wijzigen voorkomen. Als u beperkingen kiest, moet u een apart wachtwoord toevoegen voor toestemmingscontrole.

pdfFiller door airSlate

airSlate’s pdfFiller biedt een PDF-wachtwoordbeveiligingsfunctie voor een geregistreerd account. U moet zich aanmelden met een e-mail om toegang te krijgen tot de pdfFiller-webapp. U kunt pdf’s uploaden en de optie Beveiligen selecteren door op elk bestand op het kebab-menupictogram te klikken en een wachtwoord in te stellen.

U kunt ook een met een wachtwoord beveiligde PDF-map maken door de gecodeerde documentmap op pdfFiller te activeren.

laatste woorden

Tegenwoordig beveiligen de meeste bedrijven en betrokken personen pdf’s met een wachtwoord om hackers weg te houden van uw persoonlijke gegevens. Of u nu een pdf-cv deelt met een werkgever of een pdf-werkdocument naar een klant stuurt, u moet deze bestanden met een wachtwoord beveiligen.

De meeste PDF-editors hebben strikte coderingstools om uw PDF-bestanden rechtstreeks vanaf uw laptop, pc of smartphone met een wachtwoord te beveiligen. Er zijn ook cloud-apps. U kunt de bovengenoemde tools gebruiken om uw PDF’s te beveiligen tegen nieuwsgierige blikken.

Mogelijk bent u ook geïnteresseerd in de beste PDF-editors voor persoonlijk of zakelijk gebruik.

gerelateerde berichten