Microsoft Flow is een op triggers gebaseerd systeem voor het maken van geautomatiseerde workflows. Er zijn veel sjablonen beschikbaar, maar als ze niet bij je passen, kun je als volgt een geheel nieuwe Flow maken.
Je hebt een gratis of betaald abonnement nodig om Flow te gebruiken, dus ga je gang en meld je aan voor een als je dat nog niet hebt gedaan. Ga naar het startprogramma voor Office 365-apps (de negen stippen in de linkerbovenhoek) en klik op Flow om het te starten.
Stap één: een nieuwe stroom maken
Op de voorpagina kom je direct in de sjablonen terecht, maar we gaan een geheel nieuwe Flow maken, dus klik op ‘Mijn Flows’ in het menu aan de linkerkant.
Als je nog nooit eerder een Flow hebt gemaakt, is deze pagina leeg; anders bevat het alle stromen die u eerder hebt gemaakt. Klik op Nieuw > Van blanco maken om een geheel nieuwe stroom te starten.
Stap twee: selecteer een trigger
Op dit punt moet je een trigger selecteren om je flow te starten. U kunt naar een bepaalde dienst zoeken of er een uit de lijst kiezen. Klik op de pijl naar beneden onder de twee rijen pictogrammen om alle beschikbare services te zien.
We gaan een eenvoudige stroom opzetten die een e-mail verzendt wanneer een bestand in een specifieke map in OneDrive wordt gewijzigd. Dit is handig als je een map met iemand hebt gedeeld en je wilt weten wanneer ze iets in de map wijzigen. Om deze stroom in te stellen, moeten we een triggeractie selecteren, een wijziging van het OneDrive-bestand. Begin door op de OneDrive-service te klikken.
Zorg ervoor dat je op de juiste OneDrive hebt geklikt: er is “OneDrive” (die wordt meegeleverd met gratis en persoonlijke Office 365-abonnementen) en “OneDrive voor Bedrijven” (die wordt meegeleverd met zakelijke abonnementen). Wanneer u op de OneDrive-service klikt, moet u zich opnieuw aanmelden bij Office 365 om er zeker van te zijn dat u het nog steeds bent. Nadat u zich hebt aangemeld, wordt een lijst met OneDrive-triggers weergegeven. We zijn op zoek naar de trigger “Wanneer een bestand wordt gewijzigd”, die zich onderaan bevindt.
Klik op “Wanneer een bestand is gewijzigd” om de opties voor deze trigger te openen. De enige vereiste optie is om de map te selecteren die de bestanden bevat die u wilt controleren, dus klik op het mappictogram.
Een dialoogvenster toont de OneDrive-bestandsstructuur, te beginnen met “Root”. U kunt dit selecteren als u een melding wilt ontvangen wanneer een bestand in OneDrive wordt gewijzigd, of u kunt op de pijl naast Root klikken om door uw OneDrive-mapstructuur te bladeren en de map te selecteren die u wilt controleren.
We hebben onze /How-To Geek-map gekozen.
Stap drie: een actie selecteren om uit te voeren
Dat is de trigger gesorteerd, dus nu moeten we een actie selecteren om uit te voeren. Klik op “Nieuwe stap” om de opties weer te openen.
We willen een e-mail sturen wanneer een item in de How-To Geek-map wordt gewijzigd, dus we moeten de Outlook.com-service selecteren. Er zijn veel services om uit te kiezen (en irritant genoeg staan ze niet in alfabetische volgorde), dus vul “Outlook” in als de filterterm en kies de Outlook.com-service.
Selecteer de actie “Stuur een e-mail”.
Dit brengt de opties “Stuur een e-mail” naar voren. Je kunt beginnen te zien hoe de stroom vorm krijgt, met een trigger bovenaan en acties hieronder.
Voeg het e-mailadres toe waarnaar u de e-mail wilt verzenden in het veld “Aan”. Als u in het vak ‘Onderwerp’ klikt, ziet u dat er rechts een paneel ‘Dynamische inhoud’ verschijnt. Dit geeft je de mogelijkheid om een onderwerpregel toe te voegen aan de e-mail op basis van het bestand dat is gewijzigd. We willen dat de onderwerpregel zegt “[file name] is gewijzigd,” waar “[file name]” wordt vervangen door de naam van het bestand. Klik hiervoor op “Bestandsnaam” in het deelvenster “Dynamische inhoud”.
“Bestandsnaam” verschijnt in de regel “Onderwerp”. Voeg de tekst “is gewijzigd” toe (vergeet niet een spatie te plaatsen voor het woord “heeft”).
We willen het ook gemakkelijk maken om het bestand te vinden, dus in de “
