Om gelijke tred te houden met evoluerende scenario’s, is verbetering van bedrijfsprocessen (BPI) essentieel voor elke organisatie.
Elk bedrijf heeft te maken met honderden bedrijfsprocessen. Geen enkele ondernemer kan deze processen 100% waterdicht noemen, omdat er altijd wel wat knelpunten zijn die hen tijd en geld kosten.
Door deze bedrijfsprocessen te optimaliseren of te verbeteren, kunt u problemen oplossen die uw team of klanten ongemak bezorgen. Laten we eens kijken hoe de verbetering van bedrijfsprocessen werkt en hoe het uw bedrijf helpt groeien.
Wat is verbetering van bedrijfsprocessen?
Bedrijfsprocessen zijn de taken die u uitvoert om uw bedrijf te runnen. U moet deze processen verbeteren om sterk te blijven in deze competitieve wereld. Verbetering van bedrijfsprocessen betekent dus het voortdurend optimaliseren van bedrijfsprocessen voor meer productiviteit en effectiviteit.
De bedrijfsprocessen van een onderneming omvatten drie soorten activiteiten:
- Operationele taak: de repetitieve taken die bedrijven elke dag moeten uitvoeren, zoals productie, logistiek en rapportage.
- Managementtaken: Deze taken omvatten budgettering, administratie en HR-ontwikkeling.
- Ondersteunende taken: De overige taken vallen onder deze categorie, zoals technische ondersteuning, rekrutering, boekhouding, enz.
Alle taken die tot deze categorieën behoren, moeten regelmatig worden geëvalueerd en gecorrigeerd om inefficiënties te voorkomen. Via BPI kunnen bedrijven continu positieve veranderingen aanbrengen in deze operaties op basis van de inbreng van interne en externe belanghebbenden.
Deze verbeteringen introduceren nieuwe manieren om dingen te doen of verwijderen gebreken uit de huidige processen. In beide gevallen is het doel om het proces te stroomlijnen.
Belang van verbetering van bedrijfsprocessen
Het maakt niet uit tot welke branche uw organisatie behoort, u moet zich aanpassen aan de veranderingen om de concurrentie te overleven. Verbetering van bedrijfsprocessen stelt u in staat om die verandering door te voeren.
Tijdens dit proces kunnen bedrijven de gebieden bepalen die verbetering behoeven en eventuele inefficiënties lokaliseren die moeten worden verwijderd. Het helpt organisaties het systeem te begrijpen en te evolueren volgens de huidige industriestandaarden.
Bovendien biedt het een frisse kijk op uw bedrijfsproces om de productiviteit, kwaliteit, klantrelatie en ontwikkeling van vaardigheden te verbeteren.
Hoe werkt het verbeteren van bedrijfsprocessen?
#1. Selecteer een proces
Eerst moet u de gebieden of processen bepalen die verbetering behoeven. Terwijl er in een bedrijf tal van bedrijfsprocessen gaande zijn, kunt u prioriteit geven aan de repetitieve processen voor verbetering.
#2. Procesproblemen in kaart brengen
Concentreer u op het gekozen proces om de problemen te identificeren die moeten worden opgelost. Mapping betekent het visualiseren van de hele operatie en het achterhalen van de knelpunten.
#3. Analyseer bedrijfsprocessen
Nu moet u de pijnpunten analyseren om de problemen te vinden die kunnen worden verbeterd. U kunt de gerelateerde vragen stellen aan de verantwoordelijke personen om de antwoorden te krijgen.
#4. Ontwerp het proces opnieuw
In dit stadium moet u het proces opnieuw ontwerpen om het beter te maken. Gebruik de meest geschikte methodologie om de geïdentificeerde problemen op te lossen en uw processen efficiënter te maken.
#5. Bronnen verwerven
Voor elke vorm van verbetering in het bedrijfsproces moeten bedrijven over de nodige middelen beschikken. Het kan nieuwe software, hardware of mankracht zijn. Vraag voor al deze goedkeuring aan het management.
#6. Test het nieuwe proces
Voordat u het BPI-systeem in uw organisatie toepast, is testen een verplicht proces. Controleer elke workflowstap zodat u niets belangrijks over het hoofd ziet. Als u wijzigingen nodig heeft, is dit de stap om dat te doen.
#7. Implementeer de methode
Na succesvol testen en goedkeuring door het management, is het tijd om de methodiek voor het verbeteren van bedrijfsprocessen te implementeren. U kunt op kleine schaal beginnen en de reikwijdte uitbreiden voor betere resultaten.
#8. Beoordelen en verfijnen
Uw werk houdt niet op bij de implementatiefase. Je moet constant monitoren of de nieuwe methodes je proces verbeteren of niet. Verfijning kan soms nodig zijn, en u moet dat dienovereenkomstig implementeren.
Methoden voor verbetering van bedrijfsprocessen
Afhankelijk van uw bedrijfsproces en branche kunt u kiezen uit de volgende methodieken voor BPI.
#1. Agile-methodologie
Deze methodologie verlost een project van een strakke deadline en stelt u in staat om meer iteraties op te nemen. Op basis van de feedback van het team en de klant stelt Agile u in staat om de gemarkeerde problemen op te lossen. Het verbetert ook de communicatie en samenwerking tussen alle partijen.
#2. Gestroomlijnde productie
Het doel van deze methodologie is om verspilling te elimineren en zo de kosten te verlagen. Behalve de maakindustrie kunnen ook anderen haar kernprincipes implementeren. Hier moeten teams de perceptie van de koper begrijpen om verspilling en redundantie te elimineren.
#3. Zes Sigma
Deze populaire benadering kan variabiliteit en fouten verminderen door gebruik te maken van gegevens en statistieken en tegelijkertijd de waarde te maximaliseren. Six Sigma omvat het gebruik van DMAIC en DMADV om een gestroomlijnd proces en een hogere ROI te bereiken.
#4. Totaal kwaliteitsbeheer (TQM)
Bedrijven die deze methodologie gebruiken, moeten hun hele team aan boord krijgen om de klanttevredenheid te verbeteren. Het biedt werknemers een omgeving en werkcultuur waar ervaringen worden gewaardeerd en ze worden aangemoedigd om een gedeeld zakelijk doel te hebben.
#5. Theorie van beperkingen
De Theory of Constraints-methodiek wordt vaak gebruikt wanneer er behoefte is aan onmiddellijke verbetering. Het kan de knelpunten in het proces bepalen en verbeteren totdat ze zijn geëlimineerd.
#6. Kaizen
Deze methode voor het verbeteren van bedrijfsprocessen richt zich op lean en agile praktijken. Het past uw werk en bedrijfscultuur enigszins aan voor verbeterde kwaliteit en productiviteit van processen.
#7. Kanban
Kanban is een visuele workflowtechniek waarmee u problemen kunt identificeren en knelpunten kunt oplossen. Hierdoor kunt u de efficiëntie verhogen en de voortgang van uw initiatief bewaken.
#8. Net op tijd
Deze methode is ideaal voor productiebedrijven die voorraadkosten willen minimaliseren door goederen naar behoefte te produceren. In de meeste gevallen wordt het gebruikt met de Kanban-methodologie voor nauwkeurige prognoses en het voorkomen van overcapaciteit op het werk.
#9. Proces in kaart brengen
Bedrijven kunnen met behulp van deze workflowvisualisatietechniek een procesverbeteringsplan uitstippelen. U kunt het ook gebruiken om kaarten te ontwikkelen voor specifieke rollen of zakelijke doelen.
#10. PDCA
Dit model staat voor plan, do, check en act. Als onderdeel van de Kaizen-methodiek helpt het organisaties bij het lokaliseren van inefficiënte processen.
Voordelen van verbetering van bedrijfsprocessen
Zakelijke flexibiliteit
Door verbetering van bedrijfsprocessen kunnen bedrijven beter in staat zijn om aan de steeds veranderende eisen van klanten te voldoen. Ze kunnen snel reageren op de vraag en de projecten dienovereenkomstig verfijnen.
Beter inzicht in processen
Om BPI te implementeren, moeten bedrijven de hele workflow visualiseren. Het stelt hen in staat om de bedrijfsprocessen te monitoren en de effectiviteit van elke fase te meten.
Kostenbesparend💰
Het doel van het verbeteren van bedrijfsprocessen is het wegnemen van knelpunten en inefficiënties. Omdat u hiermee onnodige uitgaven kunt identificeren en elimineren, worden de totale kosten automatisch verlaagd.
Meer productiviteit
Om uw processen efficiënt te maken, verwijdert BPI alle repetitieve en onnodige taken uit de workflow. Als gevolg hiervan neemt de productiviteit van werknemers veel toe.
Naleving en beveiliging
Verbetering van bedrijfsprocessen doorvoeren betekent een goed gereguleerde en beheerde werkplek. Daarom kunnen deze bedrijven voldoen aan de regelgeving en de noodzakelijke veiligheidsmaatregelen.
Tevredenheid van klanten en medewerkers
Elk geïmproviseerd proces zal waarde toevoegen aan de klanten. Met tevreden klanten kun je een bloeiend bedrijf hebben. Het maakt uw team ook efficiënt en productief door onnodige taken te elimineren.
Uitdagingen van verbetering van bedrijfsprocessen
#1. Weerstand van medewerkers
De grootste uitdaging waar BPI voor staat, is weerstand van medewerkers. De meeste mensen zijn tegen elke verandering en willen graag traditioneel blijven werken. Daarom moeten bedrijven de werknemers het voordeel van deze verbetering laten inzien. Anders wordt het initiatief een totale mislukking.
#2. Onvermogen om doelen te stellen
Tijdens dit proces moet leiderschap duidelijke en specifieke doelstellingen hebben. Zonder duidelijke doelen zullen ze geen volledig beeld krijgen van de koers van het bedrijf. Hoewel doelen u laten weten waar u uw tijd en middelen aan kunt besteden, zal het ontbreken ervan problemen opleveren bij het verbeteren van bedrijfsprocessen.
#3. Tijdsaanpassing⏲️
Om dingen te laten werken, moet je het wat tijd geven. Veel bedrijven denken dat procesverbetering onmogelijk is vanwege hun dagelijkse bezigheden. Maar het is vaak mogelijk om de workflows te stroomlijnen en één persoon aan te wijzen om dit proces te implementeren. Bedrijven kunnen echter zelfs een aannemer of freelancer inhuren om het proces te analyseren.
#4. Introductie van nieuwe technologieën
De meeste verbeteringen van bedrijfsprocessen vereisen het afscheid nemen van verouderde toepassingen en het toepassen van nieuwe technologieën. De meeste bedrijven vinden dit een grote uitdaging. Behalve dat het kostbaar is, moet u uw medewerkers ook vertrouwd maken met de innovatieve technologieën.
leermiddelen
Grondbeginselen van verbetering van bedrijfsprocessen: Udemy
Deze cursus Fundamentals of Business Process Improvement leert u het raamwerk en de stappen die nodig zijn voor BPI. Ook het afstemmen van bedrijfsprocessen op doelen en het vinden van praktische verbeteroplossingen komen aan bod in deze cursus.
U kunt ook verschillende tools leren gebruiken om nieuwe bedrijfsprocessen en technieken te creëren om uw doelen te meten vanuit deze bron.
Effectieve verbetering van bedrijfsprocessen: Udemy
Deze cursus Effectieve verbetering van bedrijfsprocessen leert u de impact van verbetering van bedrijfsprocessen, zodat u uw organisatieprocessen opnieuw kunt ontwerpen.
Het ontwikkelen van het BPI-model, het implementeren ervan in het project en het meten van de voortgang komen aan bod in deze cursus. Het omvat 2,5 uur on-demand video en een certificaat na voltooiing van de cursus.
Verbetering van bedrijfsprocessen
Dit boek over Business Process Improvement vertelt u hoe u technieken voor kwaliteitsverbetering kunt implementeren in de dienstverlenende sector.
Het vertelt je alles wat je moet weten om de BPI direct te starten. Met deze bron kunt u ook leren hoe u teams voor BPI maakt en traint, het proces vereenvoudigt, tijd verkort en de voortgang bijhoudt.
Toolbox voor verbetering van bedrijfsprocessen
Dit boek over Business Process Improvement Toolbox geeft u een praktisch en uitgebreid inzicht in het ontwikkelen van een samenhangend BPI-systeem.
Het bespreekt het BPI-model met behulp van prestatiemeting en laat u kennismaken met geschikte tools. Bovendien kunt u leren hoe u deze tools kunt gebruiken en enkele sjablonen voor implementatie krijgen.
laatste woorden
Zonder verbetering van de bedrijfsprocessen is het onmogelijk om in de concurrentie te blijven. Hiermee kunt u uw zwakke punten en inefficiënties achterhalen, zodat u nieuwe methoden kunt implementeren om deze te verbeteren.
Hier hebben we besproken hoe de wereld van het verbeteren van bedrijfsprocessen samen met enkele nuttige cursussen en boeken om het te leren. Zodra u voldoende kennis heeft, begint u met het aanbrengen van de nodige verbeteringen om uw bedrijf naar een hoger niveau te tillen.
U kunt ook leren over software voor bedrijfsprocesbeheer.
